병원·의원 등 의료기관
의원·한의원·치과·검진센터·요양병원처럼 환자를 맞이하는 공간이 있고, 교대로 사람이 돌아가며, 소모품이 계속 나가는 조직을 떠올리며 썼습니다.
시작하기 전에 가장 중요한 전제 하나를 분명히 하겠습니다.
⚠️ 주의SynapseWorks는 EMR(전자의무기록)이 아닙니다. 환자의 진료 기록·처방·검사 결과는 이 시스템에 넣지 마세요. 이 시스템은 직원들이 쓰는 그룹웨어입니다 — 근무표, 내부 공지, 소모품, 장비, 결재, 근태를 다룹니다. 뒤에 나오는 "상담" 기능도 진료 기록이 아니라 상담·문의 응대 관리를 위한 것입니다.
⚖️ 진료기록부는 의료법 제22조·제23조와 시행규칙 제15조에 따라 종류별로 정해진 기간 (진료기록부 10년, 처방전 2년 등) 보존해야 하고, 의료기관 안에서 관리해야 합니다. 진료 정보를 그룹웨어에 옮겨 적는 순간 그 규정과 개인정보 보호법의 민감정보 처리 규정이 함께 걸립니다. 하지 마세요. 이 문서의 어떤 내용도 그렇게 하라는 뜻이 아닙니다.
이 선만 지키면, 의료기관에서 그룹웨어가 해결해 주는 문제는 꽤 많습니다.
이 병원의 하루
오전 8시 30분. 데스크 직원들이 출근을 찍습니다. 오늘은 A조라 8:30~17:30입니다. 간호 인력은 조가 달라 그룹이 따로 잡혀 있습니다.
오전 9시. 수간호사가 홈에서 부서 출결 현황을 봅니다. 오늘 근무 예정 인원 중 한 명이 미출근입니다. 어제 올라온 휴가 신청이 승인돼 있는지 확인합니다.
오전 11시. 처치실에서 소독 소모품이 떨어져 갑니다. 담당 간호사가 선반에 붙은 QR을 찍고 [가져가기]를 누릅니다. 재고가 줄고, 담당자 화면에 남은 수량이 보입니다.
오후 2시. 원장이 게시판 "원내 공지"에 이번 주 진료 일정 변경을 올립니다. 상단 고정이라 목록 맨 위에 붙습니다. 조회수의 "N명"으로 몇 명이 읽었는지 확인합니다.
오후 4시. 검진 문의 전화가 옵니다. 상담 담당자가 고객 상담 분류에 카드를 만들고 방문 경로(홈페이지/소개/전화)를 고른 뒤 상담 내용을 적습니다.
월말. 수간호사가 부서원 출결부를 확인하고 승인합니다. 야간·연장 시간이 따로 집계돼 있어 그대로 급여 담당에게 넘깁니다.
무엇을 켜고 무엇을 미룰까
| 업무 영역 | 권장 | 이유 |
|---|---|---|
| 출결 관리 | 반드시 | 교대·야간·연장. 이 유형의 핵심 |
| 게시판 | 반드시 | 원내 공지, 감염관리 지침, 교육 기록 |
| 자산 관리 | 반드시 | 소모품·의료기기·비품 |
| 전자결재 | 권장 | 휴가·구매·비품 신청 |
| 일정 관리 | 권장 | 진료 일정 변경, 장비 점검, 교육 |
| 메신저 | 권장 | 원내 빠른 연락 |
| 인맥 관리 + 고객 상담 | 검진·미용·상담이 많다면 | 아래 절 참고 |
| 회의 관리 | 정기 회의가 있다면 | 감염관리위원회, 의료질 향상 회의 |
| 자금 관리 | 나중에 | 회계 프로그램이 있다면 굳이 |
| PMS | 대개 불필요 | 개원·증축 같은 프로젝트가 있을 때만 |
출결 — 교대 근무를 근무 그룹으로
의료기관은 근무 형태가 직군마다 다릅니다. 근무 그룹이 그 축입니다.
| 그룹 | 근무제 | 근무요일 | 시간 |
|---|---|---|---|
| 원무·행정(기본 근무) | 고정근로 | 월~금 + 토 오전 | 09:00~18:00 |
| 간호 A조 | 고정근로 | 월~토 | 08:30~17:30 |
| 간호 B조 | 고정근로 | 월~토 | 13:00~22:00 |
| 야간 당직 | 고정근로 | 지정 | 22:00~08:00 |
세 가지만 기억하세요.
- 한 사람은 한 그룹에만 속합니다. 조가 바뀌면 그룹을 옮깁니다.
- 어느 그룹에도 배정하지 않은 직원은 기본 근무를 따릅니다.
- 근무요일이 곧 연차 차감 기준입니다. 토요일이 근무일인 그룹은 토요일 휴가도 차감됩니다.
⚖️ 법으로 정해진 것야간근로는 밤 10시~오전 6시이고 통상임금의 50% 이상 가산이 붙습니다(근로기준법 제56조). 또 임신 중이거나 산후 1년이 지나지 않은 근로자, 18세 미만자의 야간·휴일 근로는 원칙적으로 금지되고 예외적으로 본인 동의와 고용노동부 인가가 필요합니다(제70조). 시스템은 이 제한을 자동으로 막지 않습니다 — 근무표를 짤 때 사람이 확인해야 합니다.
⚖️ 휴게시간은 4시간에 30분, 8시간에 1시간 이상을 근로시간 도중에 주어야 합니다 (제54조). 근무 그룹의 휴게 칸을 비워 두면 실근로에서 빼지 않아 근무시간이 부풀려 집니다. 반드시 채워 두세요.
야간 당직을 어떻게 다룰까
시스템에는 "당직표"라는 별도 기능이 없습니다. 실무에서는 두 가지 방법을 씁니다.
① 당직 그룹을 만들고 그달 당직자를 배정 — 한 사람이 한 그룹에만 속하므로, 당직이 자주 도는 조직에는 안 맞습니다.
② 근무 그룹은 평소대로 두고, 당직은 일정 관리 공용 캘린더로 관리 — 이쪽이 현실적입니다.
당직표 캘린더를 만들고 그달 당직을 일정으로 넣어 두면 전 직원이 봅니다. 실제 근무시간은
출퇴근 기록으로 집계되므로 급여 기초 자료는 그대로 나옵니다.
💡 이렇게 하면 편합니다②를 쓸 때 일정 제목에 이름을 넣으세요(
8/14 당직 — 김OO). 달력에서 한눈에 보입니다.
부서장 지정이 곧 승인 권한입니다
수간호사·실장·팀장을 부서장으로 지정하면, 관리자 계정 없이도 이런 것들이 열립니다.
- 부서원의 휴가·연장근로 신청 승인
- 부서 출결부 일/주/월 보기와 월말 승인
- 홈 화면의 부서 출결 현황 위젯
자산 — 소모품이 가장 큰 값입니다
의료기관에서 관리가 안 되는 대표적인 것이 소모품입니다. "있는 줄 알았는데 없다"가 진료 중에 발생합니다.
분류 설계
| 분류 | 종류 | 승인 방식 | 비고 |
|---|---|---|---|
| 처치·소독 소모품 | 소모형 | 자동 승인 | 기록이 목적. 승인 단계를 두면 안 씁니다 |
| 진료 재료 | 소모형 | 자동 승인 | 유통기한 관리는 별도(아래) |
| 의료기기 | 대여형 또는 지급 | 담당자 승인 | 이동식 장비 |
| 사무 비품 | 소모형 | 자동 승인 | |
| 상담실·회의실 | 예약형 | 자동 승인 | |
| 병원 차량 | 예약형 | 담당자 승인 |
★ 꼭 알아 둘 것소모품에 승인 단계를 두면 아무도 안 씁니다. 그냥 가져갑니다. 그러면 재고가 안 맞고, 도입한 의미가 사라집니다. 기록이 목적이면 자동 승인으로 두세요.
신청 단계에서 재고가 걸러집니다
소모 신청은 신청하는 순간 "현재 가용 수량 − 대기 중인 다른 신청의 합"을 계산합니다. 그보다 많이 신청하면 등록 자체가 거부됩니다. 진료 중에 "재고 없음"을 뒤늦게 아는 일이 없습니다.
QR을 붙이세요
[QR 라벨] 로 A4 라벨을 인쇄해 선반·장비에 붙입니다. 휴대폰 기본 카메라로 찍으면 그 자산 화면이 열리고, 지금 할 수 있는 버튼 하나가 크게 뜹니다.
⚠️ 유통기한 관리 기능은 없습니다. 자산 관리는 수량을 셀 뿐 로트·유통기한을 추적하지 않습니다. 유통기한이 중요한 재료는 선반 관리(선입선출)를 병행하고, 시스템은 "얼마나 남았나"를 보는 용도로만 쓰세요.
장비는 지급·배정으로
이동식 장비나 개인 지급 물품(태블릿, 개인 도구)은 [지급] 으로 사람·부서·자리를 지정합니다. 받는 사람이 [수령 확인] 을 누릅니다(대신 눌러 줄 수 없습니다).
1년에 한두 번 전수조사를 돌리면 장부와 실물이 맞춰집니다. [전수조사 시작] 버튼 하나로 2주짜리 회차가 열리고, 자산을 가진 직원에게 알림이 한 번 갑니다.
- 회차를 시작하면 장부값이 저장되는 것
- 직원에게 알림이 한 번 가고 [확인]/[안 보임]을 누르는 흐름
- 마감할 때 분실 반영 여부를 물어보는 화면
게시판 — 원내 공지가 실제로 읽히게
| 분류 | 켤 것 | 권한 |
|---|---|---|
| 원내 공지 | 상단 고정, 댓글 끄기 | 읽기 전체 / 쓰기 원무팀장·원장 |
| 감염관리·안전 지침 | 보관주기, 중요도 필수, 버전 기록 | 읽기 전체 / 쓰기 감염관리 담당 |
| 교육 기록 | 보관주기 길게, 중요도 높게 | 읽기 전체 / 쓰기 교육 담당 |
| 인수인계 | 댓글, 보관주기 짧게 | 읽기·쓰기 해당 부서 |
| 원무·행정 자료 | 본문 템플릿 | 읽기·쓰기 원무팀 |
읽음 확인은 조회수로. 목록의 조회수는 N명 · M회이고 앞이 읽은 사람 수입니다.
공지에 "확인했습니다" 댓글을 40개 받는 것보다 조용하고 정확합니다.
인수인계 분류의 본문 템플릿은 이 업종에서 특히 값이 큽니다.
■ 근무 조 / 일시 /
■ 인계자 → 인수자 /
■ 특이 사항 /
■ 확인 필요한 것 /
■ 물품·장비 상태 /
⚖️ 법으로 정해진 것감염관리·의료질 향상 관련 기록과 직원 교육 기록은 의료기관 인증평가와 관련 법령에서 요구하는 항목이 많습니다. 해당 분류는 중요도를 높여 자동 폐기에서 빼 두세요. 보존 기간은 항목마다 다르므로, 애매하면 길게 잡는 편이 안전합니다.
상담 — 검진·미용·상담이 많은 곳이라면
인맥 관리의 하위 기능인 고객 상담을 켜면, 그 분류의 카드가 명함이 아니라 상담 기록이 됩니다. 검진센터, 피부과·성형외과, 치과 임플란트 상담, 한의원 첩약 상담처럼 문의부터 방문·결정까지 시간이 걸리는 곳에 맞습니다.
⚠️ 주의다시 한 번 — 여기 적는 것은 진료 내용이 아닙니다. "언제 어떤 경로로 문의가 왔고, 어떤 안내를 했고, 다음에 언제 연락하기로 했는가"입니다. 증상·진단·처방은 EMR에 적으세요.
무엇이 달라지나
| 명함 분류 | 고객 상담 분류 | |
|---|---|---|
| 등록 화면 | 회사·부서·직책·명함 이미지 | 상담일 · 성별 · 방문 인원 · 단계 · 금액 · 담당자 · 회사가 만든 선택지 |
| 상세 화면 | 연락처 카드 | 위 항목 + 상담 내용 · 지급 사은품 · 이력 |
선택지를 미리 만들어 두세요
방문 경로·관심 항목 같은 값을 직접 타이핑하게 두지 마세요. "인터넷" / "인터넷 검색" / "온라인"이 섞이면 통계가 통째로 무의미해집니다. 관리자가 인맥 카테고리 관리에서 그 분류를 고르고 그룹과 항목을 만듭니다.
병·의원이라면 대략 이런 그룹입니다.
| 그룹 | 용도 | 항목 예 |
|---|---|---|
| 방문 경로 | 유입 경로 | 홈페이지 · 검색 · 소개 · 간판 · 전화 · 블로그 |
| 관심 항목 | 분류 | (진료과·시술 종류처럼 그 병원의 언어로) |
| 연령대 | 분류 | 10대·20대·30대… |
| 지역 | 분류 | 동/구 단위 |
★ 꼭 알아 둘 것유입 경로 그룹은 회사에 하나만 둘 수 있습니다. 전환율 통계의 기준이 되기 때문에, 둘이면 "어느 쪽으로 셀 것인가"를 사람이 매번 판단해야 합니다.
⚠️ 선택지를 지우는 버튼은 없습니다. [내림]만 있습니다. 이미 쓰인 선택지를 지우면 과거 카드가 빈칸이 되기 때문입니다. 내리면 새로 고를 때만 목록에서 빠지고 기존 값은 그대로 보입니다.
상담 내용은 덧붙여 쌓입니다
- 날짜 칸에서 상담한 날·시각을 고를 수 있습니다. 비워 두면 지금 시각으로 들어갑니다 (전날 상담을 다음 날 적는 일이 흔합니다).
- 저장하면 이번에 쓴 내용만 지난 기록 위에 붙습니다. 지난 기록은 그대로 남습니다.
- 그래서 같은 고객을 두 사람이 동시에 열어 두어도 서로의 기록을 지우지 않습니다.
- 지난 기록을 고쳐야 하면 그 줄의 연필을 누릅니다(내가 적은 것이거나 관리자일 때).
단계와 금액
신규 → 가망 → 보류 → 잠재 → 계약 다섯 단계입니다. 의료기관에서는 "계약"을 예약 확정 또는 시술 결정으로 읽으면 됩니다. 금액 칸은 하나이고 뜻은 단계가 정합니다 — 계약이면 확정 금액, 그 앞이면 예상 금액입니다.
⚠️ 여기 적는 금액은 회계상 매출이 아닙니다. 실제 수납은 다른 시스템에서 봅니다. 두 숫자가 다른 것이 정상입니다.
⚖️ 상담 카드에는 이름·연락처·방문 경로가 쌓입니다. 개인정보이므로 보유 기간이 끝나면 지체 없이 파기해야 합니다(개인정보 보호법 제21조). 상담 분류에는 반드시 보관주기를 지정하고, 수집·이용 목적과 보유 기간을 개인정보 처리방침에 반영하세요. 또 의료 광고성 문자는 정보통신망법의 광고성 정보 규정에 더해 의료법의 의료광고 규정까지 함께 적용됩니다 — 발송 전 반드시 검토받으세요.
이 업종에서 자주 하는 실수
진료 내용을 그룹웨어에 적는다. 하지 마세요. 법적 문제와 보안 문제가 동시에 생깁니다.
소모품에 승인 단계를 둔다. 아무도 안 쓰고 그냥 가져갑니다. 자동 승인으로 두세요.
당직표를 근무 그룹으로 만들려 한다. 한 사람은 한 그룹에만 속합니다. 당직은 공용 캘린더로 관리하세요.
휴게시간을 안 넣는다. 실근로가 부풀려집니다.
상담 선택지를 자유 입력으로 둔다. 6개월 뒤 통계를 보면 같은 경로가 다섯 가지 이름으로 쪼개져 있습니다.
상담 분류에 보관주기를 안 건다. 개인정보가 기한 없이 쌓입니다.
첫 2주 계획
| 날 | 할 일 | 누가 |
|---|---|---|
| 1일차 | 업무 영역 켜기(출결·게시판·자산) | 관리자 |
| 1일차 | 부서 등록(원무·간호·진료지원), 수간호사·실장을 부서장으로 | 관리자 |
| 2일차 | 직원 계정 등록, 입사일 정확히 | 관리자 |
| 2일차 | 근무 그룹 만들고 배정(휴게시간 반드시 입력) | 관리자 |
| 3일차 | 회사 휴일(개원기념일·명절 휴진) 연간 등록 | 관리자 |
| 3일차 | 법정 연차 부여 | 관리자 |
| 4일차 | 게시판 분류 5개와 권한, 인수인계 템플릿 | 관리자 |
| 4일차 | (안내) 출퇴근 찍는 법, 휴가 신청, 공지 보는 곳 | 부서장 → 직원 |
| 2주차 | 자산 분류 만들고 담당자 배정, 소모품·장비 등록 | 자재 담당 |
| 2주차 | QR 라벨 인쇄해 선반·장비에 부착 | 자재 담당 |
| 2주차 | 당직표 공용 캘린더 만들고 이번 달 입력 | 수간호사 |
| 3주차 | (상담을 쓴다면) 고객 상담 켜고 선택지 만들기 | 관리자 |
| 4주차 | 첫 월말 출결 승인, 휴가 결재 얹기 | 부서장 · 관리자 |