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학원·교육기관

입시학원·어학원·예체능 학원·교습소·평생교육원·기업 교육기관처럼 상담으로 사람이 들어오고, 강의실과 시간표로 돌아가고, 강사가 시간 단위로 일하는 조직을 떠올리며 썼습니다.

이런 곳의 특징이 셋 있습니다.

문의 → 상담 → 등록까지 시간이 걸리고, 그 사이에 놓치면 그대로 매출이 사라집니다.
강의실과 시간표가 자원입니다. 겹치면 바로 사고입니다.
강사는 시간제가 많고 정규 직원과 근무 형태가 완전히 다릅니다.

⚠️ 주의
시작 전 전제 하나. SynapseWorks는 학사관리 시스템(LMS)이 아닙니다. 수강생 성적, 출결, 수강료 수납, 반 편성 같은 것은 학원 관리 프로그램의 몫입니다. 이 시스템은 직원과 강사가 쓰는 그룹웨어입니다 — 상담 관리, 강의실 예약, 내부 공지, 근태, 비품, 결재. 뒤에 나오는 "고객 상담"도 문의·상담 응대 관리이지 학적부가 아닙니다.

이 학원의 하루

오후 2시. 데스크에 신규 상담 전화가 옵니다. 상담실장이 인맥 관리 > 신규 상담 분류에 카드를 만듭니다. 이름·연락처·방문 경로(블로그/소개/간판)를 고르고, 상담 내용에 [현재 시각] 을 눌러 한 줄을 남깁니다. 단계는 신규.

오후 4시. 방문 상담. 상담실장이 같은 카드를 열고 상담 내용을 이어 적습니다. 이번에 쓴 내용만 위에 붙고 지난 기록은 그대로 남습니다. 단계를 가망으로 바꾸고 예상 수강료를 적습니다.

오후 6시. 강사 회의. 회의 관리로 등록해 두었고, 강의실은 자산 예약으로 잡혀 있습니다. 회의록을 본문에 씁니다.

오후 7시. 강사들이 출근을 찍습니다. 강사는 근무 그룹이 따로 잡혀 있어 지각 판정 기준이 정규 직원과 다릅니다.

사흘 뒤. 홈 화면에 연락이 끊긴 가망 고객 위젯이 뜹니다. 7일째 상담 기록이 없는 가망 고객이 목록에 있습니다. 상담실장이 전화를 겁니다.

월말. 원장이 상담 현황판에서 이번 달 신규·전환율·경로별 등록을 봅니다. 블로그 유입이 전화 유입보다 전환율이 두 배 높다는 게 숫자로 보입니다.

무엇을 켜고 무엇을 미룰까

업무 영역	권장	이유
인맥 관리 + 고객 상담	반드시	이 유형의 핵심. 문의를 놓치지 않는 자리
자산 관리	반드시	강의실 예약. 그것만으로도 값이 납니다
게시판	반드시	내부 공지, 강사 자료, 교재 안내
출결 관리	반드시	강사와 직원의 근무 형태가 다릅니다
일정 관리	반드시	시간표·특강·시험 일정
메신저	권장	강사와 데스크의 빠른 연락
전자결재	권장	휴가·구매·교재 발주
회의 관리	정기 회의가 있다면	강사 회의 기록
자금 관리	나중에	수강료는 학원 프로그램에 있을 겁니다
PMS	대개 불필요	신규 캠퍼스 오픈 같은 프로젝트가 있을 때만

상담 — 이 업종에서 가장 큰 값

1) 분류를 "고객 상담"으로 지정합니다

인맥 관리 > 인맥 카테고리 관리에서 분류를 고르면 분류 성격 선택이 나옵니다.

성격	그 분류의 카드가 하는 일
명함/인맥 (기본)	지금까지와 같습니다
고객 상담	등록·상세 화면이 상담 기록으로 바뀝니다

한 학원에서 둘을 같이 쓸 수 있습니다. 예를 들어 이렇게요.

신규 상담(고객 상담) — 문의해 온 학부모·수강생
교재사·업체(명함) — 출판사, 인쇄, 셔틀버스 업체
강사 인력풀(명함) — 대체 강사, 특강 강사

★ 개인 분류도 상담용으로 만들 수 있습니다. 상담 담당자가 자기 분류를 만들어 쓰는 경우가 더 많아, 일반 화면 인맥 관리 > 인맥 카테고리 관리에서도 같은 선택이 나옵니다. 회사 공용 분류는 관리자만 바꿉니다.

2) 선택지를 만듭니다 — 자유 입력을 두지 마세요

방문 경로 같은 값을 직접 타이핑하게 두면 반드시 이렇게 됩니다.

"블로그" / "네이버블로그" / "블로그보고" / "인터넷"

이러면 통계가 통째로 무의미해집니다. 관리자가 인맥 관리 > 인맥 카테고리 관리에서 그 분류를 고르고 그룹과 항목을 미리 만듭니다.

학원이라면 대략 이런 그룹입니다.

그룹	용도	항목 예
방문 경로	유입 경로	블로그 · 검색 · 소개 · 간판 · 전화 · 전단 · 맘카페
과목	분류 (여러 개 선택 허용)	국어·수학·영어·과학…
학년	분류	초1~고3
희망 시간대	분류	오후반·야간반·주말반
지역·학교	분류	근처 학교 이름
사은품	사은품	교재·문구세트·수강권

세 가지 규칙이 있습니다.

유입 경로 그룹은 학원에 하나만 둘 수 있습니다(전환율의 기준이라서).
사은품 그룹도 하나만. 자산 재고와 연결되는 자리입니다.
여러 개 고를 수 있게 하려면 [여러 개 선택 허용] 을 켭니다(과목이 대표적입니다).

💡 이렇게 하면 편합니다
순서를 바꿀 수 있고, 누르는 즉시 저장됩니다. 자주 고르는 것을 위로 올려 두면 데스크에서 손이 훨씬 덜 갑니다. 상담 전화를 받으며 스크롤할 시간은 없습니다.

⚠️ 선택지를 지우는 버튼은 없습니다. [내림]만 있습니다. 이미 쓰인 선택지를 지우면 과거 카드가 빈칸이 됩니다. 내리면 새로 고를 때만 빠지고 기존 값은 그대로 보입니다. 옆에 "N건에서 사용 중"이 그 근거로 표시됩니다.

🎬 영상 v-admin-crm-options — 상담 선택지 만들기

3) 상담 내용은 쌓입니다

날짜 칸에서 상담한 날·시각을 고를 수 있습니다. 비워 두면 지금 시각으로 들어갑니다 (전날 상담을 다음 날 적는 일이 흔합니다).
저장하면 이번에 쓴 내용만 지난 기록 위에 붙습니다.
그래서 같은 학생을 실장과 상담교사가 동시에 열어 두어도 서로의 기록을 지우지 않습니다.
지난 기록을 고쳐야 하면 그 줄의 연필을 누릅니다 — 그 한 건만 고쳐지고 (수정됨) 표시가 붙습니다. 내가 적은 기록이거나 회사 관리자일 때 보입니다.

4) 단계로 관리합니다

신규 → 가망 → 보류 → 잠재 → 계약. 학원에서는 이렇게 읽으면 맞습니다.

단계	학원에서는
신규	방금 문의가 들어옴
가망	상담까지 마쳤고 결정 대기
보류	"다음 학기에 볼게요"
잠재	지금은 아니지만 나중에
계약	등록 완료

단계를 계약으로 바꾸면 계약일이 자동으로 찍힙니다(되돌리면 지워집니다).
단계나 금액이 바뀌면 누가 언제 얼마에서 얼마로 바꿨는지가 이력에 남습니다.

5) 놓치지 않게 해 주는 두 위젯

홈 화면에 이 둘이 뜹니다. 상담 조직에서 실제로 매출을 지키는 건 이 두 개입니다.

위젯	내용
내 고객 단계	내가 담당하는 고객의 단계별 인원(지금 시점)
연락이 끊긴 가망 고객	7일째 상담 기록이 없는 내 가망·보류·잠재 고객

"연락이 끊긴 가망 고객"은 계약과 신규를 뺀 목록입니다. 즉 답을 기다리다가 잊힌 사람들만 모아 줍니다.

6) 현황판 읽는 법

좌측 메뉴 맨 위의 상담 현황판에서 기간을 골라 봅니다. 상담원은 자기 고객만, 관리자는 학원 전체와 담당자별 실적까지 봅니다.

읽을 때 조심할 것이 셋 있습니다.

전환율은 "이 기간에 방문한 고객 중 계약까지 간 비율" 입니다. 그래서 이번 달은 늘 낮게 나옵니다 — 아직 진행 중인 사람이 섞여 있으니까요. 잘못된 게 아닙니다.
금액 미입력 N건이 뜨면 합계가 실제보다 작다는 뜻입니다.
파이프라인은 기간과 무관한 "지금 이 순간"의 인원 수입니다.

💡 이렇게 하면 편합니다
이 화면에서 진짜 쓸모 있는 건 경로별 전환율입니다. "전단 300장 돌려서 5명 문의, 1명 등록"과 "블로그 글 하나로 8명 문의, 5명 등록"이 나란히 보이면, 다음 달 광고비를 어디에 쓸지가 숫자로 정해집니다.

🎬 영상 v-crm-counsel — 고객 상담 카드와 상담 현황판

7) 사은품을 자산에 연결하면

사은품 선택지에 소모형 자산을 연결해 두면, 지급하는 순간 재고가 실제로 줄고 모자라면 저장이 거부됩니다. 교재·문구세트를 사은품으로 주는 학원이라면 유용합니다.

★ 꼭 알아 둘 것
재고 장부를 상담 쪽에 따로 만들지 않습니다. 같은 물건의 수량이 두 곳에 적히면 반드시 어긋나기 때문입니다. 자산 관리를 안 쓰는 학원은 이름과 단가만 적어도 됩니다.

⚖️ 상담 카드에는 학생과 학부모의 개인정보가 쌓입니다. 미성년자 정보는 특히 조심해야 합니다. 보유 기간이 끝나면 지체 없이 파기해야 하고(개인정보 보호법 제21조), 만 14세 미만 아동의 개인정보를 수집할 때는 법정대리인의 동의가 필요합니다(제22조의2). 상담 분류에는 반드시 보관주기를 지정하고, 등록 신청서에 수집 항목·목적·보유 기간과 법정대리인 동의란을 넣으세요.

⚖️ 등록 안내·할인 홍보 문자는 광고성 정보입니다. 사전 수신 동의 · (광고) 표기 · 수신거부 안내가 필요하고, 밤 9시~다음 날 8시 전송은 별도 동의가 있어야 합니다 (정보통신망법 제50조). 시스템의 기념일 문자 기능은 회사 설정에서 야간 알림을 다음 날 아침으로 미루는 옵션을 제공하는데, 이 규정을 구조적으로 피하려고 둔 것입니다.

강의실 — 자산 예약으로 겹침을 없앱니다

강의실·세미나실·상담실·실습실을 예약형 자산으로 등록합니다.

분류	종류	승인 방식
강의실	예약형	자동 승인 (정규 시간표는 아래 참고)
상담실	예약형	자동 승인
특별실(실습실·녹음실)	예약형	담당자 승인
교구·기자재	대여형	자동 승인
교재·소모품	소모형	자동 승인

예약이 겹치면 저장 자체가 거절됩니다. 이게 이 기능의 전부이자 핵심입니다.

정규 시간표는 어떻게 할까

시스템에 "시간표" 기능은 없습니다. 두 가지 방법이 있습니다.

① 학원 관리 프로그램에 시간표를 두고, 시스템에는 비정규 사용만 예약 — 특강, 보충, 상담, 회의만 예약합니다. 가장 가볍고 실무에서 잘 돌아갑니다.

② 정규 수업도 반복 일정으로 넣기 — 일정 관리에서 반복 일정(매주, 총 횟수 지정)으로 만들고 설비에 강의실을 걸면, 학기 내내 그 강의실이 잡혀 있게 됩니다. 시간표가 자주 바뀌지 않는 학원에 맞습니다.

★ 꼭 알아 둘 것
일정을 옮기면 예약도 함께 옮겨집니다. 옮기려는 시간에 다른 예약이 있으면 일정 이동 자체가 거절됩니다 — 강의실만 남는 일이 없도록요.

달력에서 강의실 현황 보기

일정 관리 달력 위쪽의 [설비] 버튼을 누르면 강의실이 세로줄로 늘어선 화면이 나옵니다. 빈 칸을 누르면 그 시각부터 1시간으로 예약이 신청됩니다. 빗금은 승인 대기 중입니다.

일정 달력의 설비 축(강의실이 세로줄) ★ 설비 축에 나오려면 그 자산 분류에서 "다른 업무 노출"을 켜야 합니다. — 📷일정 달력의 설비 축(강의실이 세로줄)

★ 설비 축에 나오려면 그 **자산 분류에서 "다른 업무 노출"을 켜야** 합니다.

출결 — 강사와 직원은 다릅니다

그룹	근무제	근무요일	시간	대상
데스크·행정(기본 근무)	고정근로	월~토	13:00~22:00	상담실장, 데스크
정규 강사	고정근로	월~금	15:00~22:00	전임 강사
시간제 강사	시차출퇴근	지정	(시작 유동)	파트타임 강사

⚖️ 법으로 정해진 것
시간제 강사의 고용 형태를 먼저 정리하세요. 근로계약(근로자)인지 위탁·프리랜서 계약인지에 따라 근로기준법 적용 여부가 완전히 달라집니다. 근로자라면 주휴수당· 연차·4대보험이 따라오고, 계약서 형식과 무관하게 실질(지휘·감독, 시간·장소 구속)로 판단됩니다. 시스템에 출퇴근을 찍게 하는 것 자체가 지휘·감독의 정황이 될 수 있으므로, 프리랜서 계약이라면 노무 검토를 먼저 받으시길 권합니다.

⚖️ 주 15시간 이상 일하는 근로자에게는 주휴수당과 연차유급휴가가 발생합니다 (근로기준법 제55조·제60조). 시간제 강사가 여러 명이면 이 경계선을 넘나드는 사람이 반드시 생깁니다 — 주 근무시간 집계를 정기적으로 확인하세요.

부서장 지정을 잊지 마세요. 상담실장·강사팀장을 부서장으로 지정하면 관리자 계정 없이도 휴가 승인과 월말 출결 승인을 할 수 있습니다.

게시판과 일정

분류	켤 것	권한
내부 공지	상단 고정, 댓글 끄기	읽기 전체 / 쓰기 원장·실장
강사 자료실	댓글, 버전 기록	읽기·쓰기 강사
상담 매뉴얼·응대 스크립트	버전 기록, 중요도 높게	읽기 전체 / 쓰기 실장
학사 일정 안내	상단 고정	읽기 전체 / 쓰기 행정

공용 캘린더는 학사 일정(개강·시험·특강·방학), 강사 일정, 상담 예약 정도면 충분합니다.

이 업종에서 자주 하는 실수

상담을 엑셀로 계속 관리한다. 파일이 데스크 PC에 있고, 담당자가 그만두면 사라집니다. 무엇보다 "연락이 끊긴 가망 고객" 같은 알림이 없습니다.

선택지를 자유 입력으로 둔다. 6개월 뒤 통계가 무의미해집니다.

단계를 안 바꾼다. 전부 "신규"에 쌓여 있으면 파이프라인이 아무것도 알려 주지 않습니다. 상담이 끝날 때마다 단계를 옮기는 것을 습관으로 만드세요.

전환율을 이번 달 숫자로 판단한다. 이번 달은 원래 낮게 나옵니다. 두세 달 전 코호트를 보세요.

강의실 예약을 구두로 한다. "그 시간 비어요?"가 오가다 겹칩니다. 예약형으로 등록하면 시스템이 막아 줍니다.

시간제 강사의 근무시간을 안 본다. 주 15시간 경계를 모르고 지나가면 나중에 한꺼번에 문제가 됩니다.

첫 2주 계획

날	할 일	누가
1일차	업무 영역 켜기(인맥 관리 + 고객 상담, 자산, 게시판, 일정)	관리자
1일차	부서 등록(행정·상담·강사), 실장·팀장을 부서장으로	관리자
2일차	직원·강사 계정 등록	관리자
2일차	상담 선택지 그룹 만들기(방문 경로·과목·학년…)	실장
3일차	`신규 상담` 분류를 고객 상담 성격으로 지정, 보관주기 설정	관리자
3일차	담당자 지정, 기존 상담 목록 옮겨 넣기	실장
4일차	강의실·상담실을 예약형 자산으로 등록, "다른 업무 노출" 켜기	행정
4일차	공용 캘린더 3개 만들고 학사 일정 입력	행정
5일차	(안내) 상담 카드 쓰는 법, 날짜 고르기, 단계 옮기기	실장 → 상담팀
2주차	출결 켜기 — 근무 그룹 3개, 입사일 정정, 연차 부여	관리자
2주차	게시판 분류 4개와 권한	관리자
3주차	첫 상담 현황판 확인 — 경로별 전환율 읽어 보기	원장
4주차	휴가 결재 얹기, 사은품을 자산에 연결	관리자

함께 볼 문서

화면별 사용법: 인맥 관리·고객 상담 · 자산 관리 · 일정 관리 · 출결 관리
관리자 설정: 인맥 관리 설정의 "고객 상담" 절 · 자산 관리 · 출결 관리
비슷한 흐름: 부동산 분양·중개 사무소 — 상담 기능을 가장 깊게 쓰는 유형입니다