업무별 활용전체약 12분 · ←/→ 로 문서 이동

디자인·광고·콘텐츠 에이전시

클라이언트 일이 여러 건 동시에 돌아가고, 건마다 사람과 시간과 돈이 다르게 들어가는 회사를 떠올리며 썼습니다. 디자인 스튜디오, 광고 대행사, 영상 제작사, 마케팅 에이전시, 개발 외주사, 컨설팅 펌 — 이름은 달라도 일하는 모양은 비슷합니다.

이런 회사의 고민은 보통 이렇게 생깁니다.

"이번 달 매출은 괜찮은데 왜 남는 게 없지?"

일이 잘 돌아가도 건별로 얼마가 들어가고 얼마가 남았는지를 모르면 답이 안 나옵니다. 그런데 그걸 알려면 두 가지가 필요합니다 — 일을 건 단위로 쪼개 두는 것과 비용이 그 건에 붙게 하는 것. SynapseWorks에서는 PMS 트리와 PMS 자금이 그 역할을 합니다.

또 하나. 에이전시는 산출물에 대한 피드백이 업무의 절반입니다. 시안 3안, 수정 2차, 최종. 그 왕복이 카카오톡과 메일과 드라이브에 흩어지면 "최종_최종_진짜최종.psd"가 됩니다.

이 회사의 한 주

월요일 오전. AE 윤소미 님이 PMS 트리를 봅니다. 진행 중인 클라이언트 프로젝트가 일곱 건. 각 건 아래에 기획·디자인·개발·검수가 하위로 붙어 있습니다.

월요일 오후. 신규 클라이언트 킥오프. 회의 관리로 등록하고 회의록을 씁니다. 회의 중에 나온 요구사항은 그대로 본문에 적히고, 그 회의가 프로젝트에 연결됩니다.

수요일. 디자이너가 시안 1차를 게시판 "산출물" 분류에 올립니다. 첨부파일로 올리고, AE가 댓글로 클라이언트 피드백을 정리해 답니다. 2차 수정본은 같은 글의 새 버전으로 올립니다 — 파일마다 버전 이력이 남습니다.

목요일. 외주 촬영 비용 청구가 들어옵니다. AE가 그 프로젝트의 자금 > 집행에 등록하고 결재를 태웁니다. 승인되면 확정됩니다.

금요일. 대표가 프로젝트별 예산 대비 집행률을 봅니다. A브랜드 리뉴얼이 계약가의 82%를 이미 썼는데 공정은 60%입니다. 지금 알아야 할 신호입니다.

프로젝트 종료 후. PM이 다면평가 세션을 엽니다. 인사고과가 아니라 회고용으로, "이번 건에서 뭐가 잘 됐고 뭐가 안 됐나"를 남깁니다.

무엇을 켜고 무엇을 미룰까

업무 영역	권장	이유
PMS	반드시	클라이언트 건이 곧 프로젝트입니다
게시판	반드시	산출물·피드백·업무일지
자금 관리	반드시	건별 수익성을 보려면 필요합니다
전자결재	반드시	외주비·구매·휴가
회의 관리	반드시	킥오프·중간보고·검수 회의록
메신저	권장	빠른 왕복. 결정을 프로젝트에 붙일 수 있습니다
일정 관리	권장	촬영·납품·검수 일정
인맥 관리	권장	클라이언트 담당자와 프리랜서·외주처
출결 관리	회사 정책에 따라	야근이 잦다면 오히려 켜는 편이 안전합니다
자산 관리	장비가 있다면	카메라·렌즈·조명·노트북

프로젝트 트리 = 클라이언트 건

2026년 진행 프로젝트                    (최상위)
 ├─ A브랜드 리뉴얼 (2026.03~06)
 │   ├─ 기획·리서치
 │   ├─ 아이덴티티 디자인
 │   ├─ 웹 제작
 │   └─ 가이드 문서
 ├─ B사 캠페인 영상 (2026.04~05)
 │   ├─ 프리 프로덕션
 │   ├─ 촬영
 │   └─ 편집·납품
 └─ C사 월간 운영 (2026.01~12)
     ├─ 1분기
     └─ 2분기

세 가지 팁

① 최상위는 연도나 사업부로. 클라이언트 건을 최상위로 만들면 새 건마다 관리자에게 요청해야 합니다. 2026년 진행 프로젝트 하나를 최상위로 두고 그 아래에 계약 건을 만드세요.

② 리테이너(월 운영) 건은 기간으로 쪼개세요. 1년짜리 운영 계약을 프로젝트 하나로 두면 공정율이 아무 의미가 없습니다. 분기나 월로 하위를 만들면 진척이 보입니다.

③ 이름에 기간을 넣으세요. A브랜드 리뉴얼 (2026.03~06)처럼요. 같은 클라이언트와 매년 일하는 경우 트리에서 구분이 안 됩니다.

참여 인원에 이해관계자를 활용하세요

역할	이 업종에서
PM	AE 또는 PD. 프로젝트를 고치고 멤버를 관리합니다
팀원	실제 작업자(디자이너·개발자·에디터)
검토자	CD·아트디렉터처럼 검수만 하는 사람
이해관계자	영업 담당, 대표. 진행 상황만 봅니다

★ 꼭 알아 둘 것
같은 사람이 겹치는 기간에 여러 프로젝트에 배정되면, 멤버 목록에 "동시 진행 프로젝트 수" 경고 배지가 뜹니다. 에이전시에서 이 배지는 꽤 쓸모가 있습니다 — 한 디자이너에게 다섯 건이 겹쳐 있으면 그게 곧 다음 달 사고의 예고입니다.

산출물과 피드백 — 파일 버전을 시스템에 맡기기

에이전시에서 가장 아까운 시간이 "최종본 어느 거였죠?" 입니다.

글 하나에 파일을 붙이고, 새 버전으로 올리세요

게시판 "산출물" 분류에 시안 글을 하나 만들고, 파일을 첨부합니다. 수정본이 나오면 새 글을 쓰지 말고 그 파일의 [새 버전 업로드] 를 쓰세요.

파일마다 버전 이력이 남습니다 — 누가 언제 어느 버전을 올렸는지.
다운로드 이력도 남습니다(누가 언제 어디서 받아갔는지). 관리자 화면에서 봅니다.
글 자체의 수정 이력도 따로 쌓입니다. 두 버전을 골라 본문 차이를 나란히 볼 수 있습니다.

피드백은 댓글로 모으세요

클라이언트 피드백을 AE가 정리해 댓글로 답니다. 그러면 시안·피드백·수정 이력이 한 화면에 남습니다. 카카오톡·메일·구두 지시가 섞이는 것보다 훨씬 낫습니다.

💡 이렇게 하면 편합니다
"이건 클라이언트가 말한 것, 이건 내부 의견"을 구분하고 싶다면 댓글 앞에 [CL], [내부]를 붙이는 규칙 하나만 정하면 됩니다. 시스템이 나눠 주지는 않습니다.

분류 설계

분류	켤 것	권한
산출물(프로젝트별로 나누지 말고 하나)	댓글, 보관주기, 버전 기록	읽기 전체 / 쓰기 전체
업무일지	댓글·답글·평가(CQI)	전체
레퍼런스·아카이브	댓글, 태그 활용	전체
계약·견적	보관주기 길게, 중요도 필수	읽기 AE·대표 / 쓰기 AE
내부 공지	상단 고정	읽기 전체 / 쓰기 경영지원

★ 꼭 알아 둘 것
산출물 분류를 클라이언트별로 나누지 마세요. 클라이언트가 스무 곳이면 분류가 스무 개가 되고, 권한 관리가 지옥이 됩니다. 프로젝트 연결로 구분하면 충분합니다.

건별 수익성 — 이 업종에서 가장 값이 큰 부분

예산을 계약가로 넣으세요

프로젝트 상세의 [자금] 에서 예산을 배정합니다. 에이전시에서는 이 값을 계약 금액으로 두는 게 가장 실용적입니다. 그러면 집행률이 곧 원가율이 됩니다.

집행에는 유형이 있습니다

인건비 / 재료비 / 외주 / 기타. 에이전시라면 대략 이렇게 씁니다.

유형	여기에 넣는 것
외주	프리랜서비, 촬영·모델·성우, 인쇄
재료비	폰트·스톡·소품·장비 렌탈
기타	교통비, 식대, 광고 매체비
인건비	내부 인력 투입비(아래 참고)

⚠️ 주의
내부 인건비는 자동으로 잡히지 않습니다. 시스템에는 급여 데이터가 없기 때문입니다. 굳이 넣고 싶다면 월 1회 "인건비 배부"를 사람이 계산해 집행 한 줄로 넣는 방식이 됩니다. 그게 부담스러우면 외부로 나간 돈(외주·재료·기타)만 넣어도 충분히 쓸모가 있습니다 — "이 건에서 밖으로 얼마가 나갔나"만 알아도 판단이 크게 달라집니다.

읽는 법

상태	읽는 법
공정 60% · 집행 30%	정상 또는 외주비가 후반에 몰린 구조
공정 60% · 집행 82%	경보. 지금 범위를 다시 잡거나 추가 견적을 이야기해야 합니다
공정 100% · 집행 45%	잘 남은 건. 무엇이 달랐는지 회고에 남기세요

🎬영상 촬영 예정약 5분

자금 원장 적기와 엑셀 붙여넣기

입력 줄에 적고 Enter로 이어서 적기
거래처를 인맥과 연결하기
은행 내역을 표째 붙여 넣고 검사하기
결재가 필요한 계정으로 적었을 때 기안 화면으로 넘어가는 흐름

v-finance-ledger

회사 전체로는 자금 원장에서 봅니다

프로젝트 집행은 회사의 자금 원장에 함께 쌓입니다. 원장에서는 그 줄 앞에 프로젝트명 · 작성자 배지가 붙습니다. 즉 대표는 원장 하나만 보면 되고, AE는 자기 프로젝트만 보면 됩니다.

★ 꼭 알아 둘 것
자금 관리 탭은 권한이 있는 사람에게만 보입니다. 업무 영역 중 유일합니다. 재무팀 소속이거나, 재무 부서장이거나, 경영지표 열람 권한이 있어야 합니다. 회사가 켜기만 해서는 전 직원에게 보이지 않습니다.

클라이언트와 프리랜서는 인맥 관리로

에이전시는 사람이 자산입니다. 그런데 그 정보가 대개 담당자 휴대폰에 있습니다.

공용 분류 클라이언트, 프리랜서·외주처를 만들고 회사 전체 읽기 권한을 줍니다.
태그를 활용하세요 — 프리랜서 분류에서 영상편집, 모션, 일러스트, 카피처럼 태그를 달아 두면 다음 프로젝트 때 찾기가 쉽습니다.
명함이 쌓여 있으면 엑셀 대량등록으로 한 번에 올립니다.

인맥 상세. 명함·기념일·메모 💡 클라이언트 담당자의 기념일(생일·회사 창립일) 을 넣어 두고 문자 예약을 걸어 두면 잊지 않습니다. 다만 문자는 시스템이 보내지 않습니다 — 때가 되면 알려 주고, 실제 발송은 본인 휴대폰에서 직접 합니다. 그래서 발신번호 등록이나 문자 비용이 필요 없습니다. ⚖️ 명함을 받아 등록한 것과 광고성 문자를 보내도 되는 것은 다릅니다. 홍보·구매 유도 문구가 섞이면 광고성 정보가 되고, 사전 수신 동의 · (광고) 표기 · 수신거부 안내가 필요하며 밤 9시~다음 날 8시 전송은 별도 동의가 있어야 합니다(정보통신망법 제50조). 순수한 축하·안부 인사는 여기 해당하지 않습니다. 애매하면 광고성으로 두고 처리하세요. — 📷인맥 상세. 명함·기념일·메모

💡 클라이언트 담당자의 **기념일(생일·회사 창립일)** 을 넣어 두고 문자 예약을 걸어 두면 잊지 않습니다. 다만 **문자는 시스템이 보내지 않습니다** — 때가 되면 알려 주고, 실제 발송은 본인 휴대폰에서 직접 합니다. 그래서 발신번호 등록이나 문자 비용이 필요 없습니다.

⚖️ 명함을 받아 등록한 것과 **광고성 문자를 보내도 되는 것은 다릅니다.** 홍보·구매 유도 문구가 섞이면 광고성 정보가 되고, **사전 수신 동의 · (광고) 표기 · 수신거부 안내**가 필요하며 **밤 9시~다음 날 8시 전송은 별도 동의**가 있어야 합니다(정보통신망법 제50조). 순수한 축하·안부 인사는 여기 해당하지 않습니다. 애매하면 광고성으로 두고 처리하세요.

출결 — 야근이 잦다면 오히려 켜세요

에이전시는 "우리는 자유로운 분위기라 출퇴근 체크는 좀…"이라며 미루는 경우가 많습니다. 그런데 야근이 많은 회사일수록 기록이 회사를 지킵니다.

근무제를 선택근로 로 두면 지각을 판정하지 않습니다. 대신 주 근무시간 합계가 집계됩니다.
주 52시간에 가까워지면 화면에 경고가 뜹니다. 그걸 보고 인력을 붙이거나 일정을 조정할 수 있습니다.

⚖️ 법으로 정해진 것
근로시간·임금 관련 서류는 3년 보존 의무가 있고(근로기준법 제42조, 시행령 제22조), 분쟁이 생기면 기록이 없는 쪽이 불리합니다. "다들 알아서 일했다"는 증거가 되지 않습니다. 선택적 근로시간제를 실제로 운영하려면 근로자대표와 서면 합의가 필요하다는 점도 함께 확인하세요(근로기준법 제52조).

프로젝트가 끝나면 — 회고를 남기세요

에이전시는 같은 실수를 반복하기 쉽습니다. 사람이 바뀌고 클라이언트가 바뀌면 지난 건의 교훈이 사라지기 때문입니다.

① 종료 회의를 회의 관리로 남기세요. 본문에 이 세 가지만 적어도 충분합니다.

■ 계약가 / 실제 집행 / 남은 것
■ 잘 된 것 (다음에도 할 것)
■ 안 된 것 (다음에 다르게 할 것)

② 다면평가를 회고용으로 쓰세요. PM이 세션을 열고 가중치를 정한 뒤 개시하면, 참여자가 서로를 평가합니다. 게시물 축의 일부는 시스템이 자동 집계합니다(작성 글 수, 평균 CQI, 댓글·참조, 일정 준수율).

다면평가 결과 ⚠️ 평가 결과를 급여·승진에 직접 연결하면, 사람들은 곧 서로에게 후한 점수를 주기 시작합니다. 그 순간부터 데이터는 아무것도 알려 주지 않습니다. 회고 도구로 쓰세요. — 📷다면평가 결과

⚠️ 평가 결과를 급여·승진에 직접 연결하면, 사람들은 곧 서로에게 후한 점수를 주기 시작합니다. 그 순간부터 데이터는 아무것도 알려 주지 않습니다. **회고 도구로** 쓰세요.

이 업종에서 자주 하는 실수

클라이언트마다 게시판 분류를 만든다. 스무 개가 되면 권한 관리가 안 됩니다. 분류는 성격별로, 구분은 프로젝트 연결로.

리테이너 건을 프로젝트 하나로 둔다. 1년짜리 막대 하나가 공정율 50%에 멈춰 있습니다. 분기나 월로 쪼개세요.

자금을 안 넣는다. 이 업종에서 시스템 도입 효과의 절반이 여기 있는데, "귀찮아서" 안 넣습니다. 최소한 외부로 나간 돈만이라도 넣으세요.

시안을 새 글로 계속 올린다. "시안_2차", "시안_2차_수정", "시안_최종"이 목록에 쌓입니다. 같은 글의 새 버전으로 올리세요.

동시 진행 경고 배지를 무시한다. 한 사람에게 다섯 건이 겹쳐 있으면 다음 달에 사고가 납니다.

첫 2주 계획

날	할 일	누가
1일차	업무 영역 켜기(PMS·게시판·회의·메신저)	관리자
1일차	부서 등록(AE팀·디자인팀·제작팀), 부서장 지정	관리자
2일차	직원 계정 등록	관리자
2일차	게시판 분류 5개와 권한, 본문 템플릿	관리자
3일차	최상위 프로젝트 `2026년 진행 프로젝트` 생성	관리자
3일차	AE가 진행 중인 건을 프로젝트로 옮기고 하위 구성	AE
4일차	참여 인원 배정, 프로젝트 기본 카테고리 지정	AE
5일차	(안내) 산출물 올리는 법, 새 버전 업로드, 댓글 규칙	전원
2주차	회의 분류 만들고 킥오프·검수 회의 등록 시작	AE
2주차	인맥 분류 2개 만들고 명함 엑셀 대량등록	경영지원
3주차	자금 관리 켜고 재무팀 지정, 계정과목 정리	관리자
3주차	프로젝트 예산(계약가) 입력, 외주비부터 집행 등록	AE
4주차	첫 건별 집행률 확인, 종료 건 회고 회의	대표 · PM