업무별 활용 — 어디부터 읽으면 되나요
기능 설명서는 "이 버튼이 무엇을 하는가"를 알려 줍니다. 그런데 실제로 도입할 때 막히는 건 버튼이 아닙니다. "우리 회사는 이 기능들을 어떤 순서로, 어디까지 써야 하는가" 입니다.
이 갈래는 그 질문에 답하려고 만들었습니다. 크게 두 종류가 있습니다.
- 업종별 활용 (01~10) — 열 가지 회사 유형을 놓고, 그 회사에서 하루가 어떻게 돌아가는지, 무엇을 켜고 무엇을 끄는 게 나은지, 첫 2주에 무엇부터 하면 되는지를 적었습니다.
- 업무 프로세스 (11~17) — 업종과 상관없이 "목표 하나"를 정하고 끝까지 따라갑니다. 지출 결재를 올린다, 프로젝트를 한 바퀴 돌린다, 회사를 처음 세팅한다 같은 것들입니다. 예전에 "사용 시나리오"라는 별도 갈래로 있던 내용을 여기로 합쳤습니다 — 같은 질문에 답하는 글이 두 군데로 갈라져 있으면 어느 쪽을 봐야 할지부터 고민하게 되니까요.
우리 회사와 가장 가까운 것 고르기
정확히 맞는 유형이 없어도 괜찮습니다. 일하는 방식이 비슷한 쪽을 고르면 됩니다. 아래 표는 "무엇이 업무의 축인가"로 나눈 것입니다.
| 이런 회사라면 | 읽을 문서 | 업무의 축 |
|---|---|---|
| 개발·SI·게임·스타트업 개발 조직 | IT·소프트웨어 개발사 | 프로젝트 트리와 기록 |
| 총무·인사·영업지원 등 사무직 중심 | 일반 사무·관리 중심 회사 | 공지·결재·근태 |
| 공장·작업장이 있고 교대가 도는 회사 | 제조·생산 현장이 있는 회사 | 출결과 설비·자재 |
| 현장이 여러 곳이고 공정률로 관리하는 회사 | 건설·엔지니어링 시공사 | 현장별 프로젝트와 안전 |
| 클라이언트 프로젝트를 여러 건 돌리는 회사 | 디자인·광고·콘텐츠 에이전시 | 건별 수익성과 산출물 |
| 병·의원, 검진센터, 요양시설 | 병원·의원 등 의료기관 | 근무표와 소모품, 개인정보 |
| 학원·교습소·평생교육원 | 학원·교육기관 | 상담·등록과 강의실 |
| 분양 사무실, 중개법인, 모델하우스 | 부동산 분양·중개 사무소 | 방문 고객 상담과 전환 |
| 도소매·유통·온라인 판매 | 유통·도소매·이커머스 | 거래처와 미수, 재고 |
💡 이렇게 하면 편합니다표에 없는 업종이라면 — 회계·세무·법무 같은 전문 서비스 사무소는 02번과 05번을 섞어 읽으시면 됩니다(문서 보관주기는 02, 건별 시간·비용 관리는 05). 협회·재단·비영리는 02번을 기본으로 두고 09번의 자금 관리 부분만 가져가시면 얼추 맞습니다.
업무 프로세스 — 목표 하나를 끝까지
업종을 정하고 나면, 이제 실제로 한 바퀴를 돌려 봐야 합니다. 아래 일곱 개는 가장 많이 묻는 일곱 가지 흐름입니다. 처음 도입할 때는 16번부터 보시는 게 순서상 맞습니다.
| # | 흐름 | 이런 게 궁금할 때 |
|---|---|---|
| 지출을 결재로 올린다 | 지출을 결재로 올린다 | "영수증 붙여서 올리면 누구한테 가나요" |
| 프로젝트를 한 바퀴 돌린다 | 프로젝트를 착수부터 평가까지 돌린다 | "프로젝트를 만들고 나면 뭘 해야 하죠" |
| 회의를 열고 회의실을 잡는다 | 회의를 열고 회의실을 잡는다 | "회의실 이중 예약이 자꾸 납니다" |
| 지식이 흐르게 한다 | 지식이 흐르게 한다 | "글은 쌓이는데 아무도 안 봐요" |
| 출퇴근하고 자산을 빌린다 | 출퇴근하고 자산을 빌린다 | "휴가 신청은 어디서 하나요" |
| 회사를 처음 세팅한다 | 회사를 처음 세팅한다 | "도입 첫날 뭐부터 하면 되나요" |
| 리스크를 미리 보고, 감사에 답한다 | 리스크를 미리 보고, 감사에 답한다 | "이 문서를 누가 볼 수 있게 했는지 어떻게 압니까" |
읽기 전에 알아 두면 좋은 세 가지
첫째, 전부 켤 필요가 없습니다. SynapseWorks는 업무 영역을 열 개 갖고 있지만, 회사마다 켜고 끌 수 있습니다. 처음부터 열 개를 다 켜면 직원 화면 상단에 탭이 열 개 생기고, 대부분은 비어 있습니다. 빈 화면은 "이 시스템은 쓸 게 없다"는 인상을 만듭니다. 두세 개로 시작해서 자리를 잡은 다음에 늘리는 편이 훨씬 잘 정착합니다.
둘째, 조직도와 부서장이 거의 모든 것의 전제입니다. 결재선의 "기안자의 부서장", 출결의 월말 승인, 홈 화면의 부서 위젯이 전부 이 값을 봅니다. 부서장을 안 정해 두고 결재부터 만들면 반드시 되돌아오게 됩니다.
셋째, 권한은 기본이 잠김입니다. 분류(카테고리)를 만들고 권한을 안 주면 만든 사람도 못 봅니다. 일부러 그렇게 만들었습니다 — 실수로 열리는 것보다 실수로 닫히는 편이 덜 위험하니까요. 대신 "왜 안 보이지?"의 8할은 여기가 원인입니다.
★ 꼭 알아 둘 것각 화면의 필드 하나하나는 시작하기부터 이어지는 직원용 문서에, 관리자가 정하는 설정값은 회사 기본 설정 이후 문서에 있습니다. 이 갈래는 그것들을 엮는 순서만 다룹니다.