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문서 생애주기

관리자 메뉴를 누르면 처음 열리는 화면입니다. 어느 그룹에도 속하지 않고 좌측 맨 위에 단독으로 있습니다 — 특정 업무의 설정이 아니라 회사의 모든 문서를 한눈에 보는 관제 화면이기 때문입니다.

관리자 메뉴 > 문서 생애주기

분류에서 보관주기·중요도를 켜 둔 글들을 관제하는 화면입니다.

⚖️ 법으로 정해진 것
개인 메일은 여기 나오지 않습니다. 직원의 사서함은 개인 통신이라 관리자에게 열려 있지 않습니다 — 제목도, 첨부파일 이름도 이 화면과 컴플라이언스 결함 · 파일 관리에 나오지 않고, 지표에도 세지 않으며, 자동 정리도 하지 않습니다.

★ 단 직원이 그 메일을 업무에 연결하면 그때부터 "회사 자료"가 되어 다른 문서와 똑같이 여기 나오고 보관 규칙을 따릅니다. 연결하는 행위가 곧 "이건 업무 자료입니다"라는 본인의 의사표시입니다.

어떻게 돌아가나

글 작성 → 만료 예정일 자동 계산 → (만료 임박) 임시보관 → (더 지나면) 자동 폐기
                                                    ↑
                                    중요도가 높으면 여기서 "보류"

글을 쓸 때 보관 기간이 계산되어 만료 예정일이 붙습니다.
만료가 다가오면 자동으로 임시보관 상태가 됩니다.
더 지나면 자동 폐기(또는 보관소 이관)됩니다.
다만 중요도가 "필수"인 글은 자동 폐기되지 않고 "보류" 로 남아 관리자 확인을 기다립니다.

★ 꼭 알아 둘 것
폐기 처리는 매일 자동으로 도는 배치가 수행합니다. 관리자가 수동으로 실행할 필요가 없습니다(보류된 필수 문서만 예외).

화면 구성

좌측 메뉴의 문서 생애주기 아래에 세 화면이 있습니다.

메뉴	내용
문서 생애주기(대시보드)	보관주기별/중요도별 분포 요약
만료 예정 문서 보기	곧 임시보관으로 바뀔 글 목록(어느 업무·분류 소속인지 함께)
폐기 이력 보기	실제로 폐기(또는 보관소 이관)된 글의 감사 로그
재검토 기한이 지난 문서	아래 "3. 문서 재검토" 참고

문서 재검토 — 보관주기와 다른 축입니다

⚖️ 법으로 정해진 것
"언제 버리나"와 "지금도 맞나"는 다른 질문입니다.

위의 보관주기는 얼마나 보관하고 언제 버리는가만 다룹니다. 3년 보관으로 정해 둔 문서가 3년 내내 한 번도 검토되지 않으면, 그 문서는 보관되고 있는 틀린 문서입니다. ISO 9001 §7.5.2가 요구하는 "적절성 유지"가 이쪽입니다.

재검토 주기는 중요도가 정합니다 — 필수는 6개월, 높음은 12개월이고 낮음·보통은 대상이 아닙니다. 회사마다 다르게 하고 싶으면 분류의 기본 중요도로 조절하세요.
기한이 지나면 그 글의 작성자에게 알림이 갑니다(매일 새벽 배치). ★관리자에게는 알림이 가지 않습니다 — 회사 전체의 재검토 알림을 한 사람이 받으면 곧 알림을 끄게 되기 때문입니다. 관리자는 재검토 기한이 지난 문서 목록으로 봅니다.
작성자가 글을 열면 위쪽에 안내 띠가 뜨고, [재검토 완료] 를 누르면 "확인했다"는 사실이 기록으로 남습니다. ★그 문서를 수정할 수 있는 사람만 누를 수 있습니다.
★내용을 고치는 것과 재검토는 다릅니다. 고칠 곳이 있으면 평소대로 수정하시고(수정 이력이 남습니다), 고칠 것이 없다는 확인도 그 자체로 증적이 됩니다.

💡 이렇게 하면 편합니다
확인 내용 한 줄을 적어 두세요. 비워도 되지만, 심사에서는 "절차 변경 없음" 같은 그 한 줄이 증적이 됩니다.

컴플라이언스 결함 — 심사 전에 훑는 목록

관리자 메뉴 > 문서 생애주기 > 컴플라이언스 결함

심사에서 지적받을 만한 문서를 네 가지 기준으로 모아 봅니다.

종류	뜻	어떻게 없애나
버전 추적 꺼짐	중요도 높은 문서인데 수정 이력이 남지 않습니다	그 글의 버전 추적을 켭니다
재검토 기한 초과	재검토 주기가 지났습니다	문서 상세에서 [재검토 완료]
보관 만료 임박	보관 기간이 곧 끝납니다	연장하거나, 그대로 두면 임시보관으로 넘어갑니다
승인 결재 없음	승인이 필요한 분류인데 승인된 결재가 없습니다	그 문서를 결재에 올려 승인받습니다

★ 꼭 알아 둘 것
"승인 결재 없음"은 분류에서 켜야 뜹니다. 분류 설정의 "승인 필요" 를 켠 분류만 대상입니다. 켜기 전에는 한 건도 뜨지 않습니다 — 결재를 문서에 연결해 쓰지 않는 회사에서는 중요 문서 전부가 결함으로 뜨게 되기 때문입니다.

⚖️ "승인됨"을 문서 상태로 만들지 않았습니다. 승인은 전자결재가 하는 일이고, 이 화면은 결재 연결을 보고 판단합니다. 게시판 글에까지 "승인" 상태를 강제로 얹지 않기 위해서입니다.

⚠️ "폐기 승인 없음"은 없습니다. 이 시스템에는 폐기 승인 절차 자체가 없어서(폐기는 배치가 하고, 사람은 폐기 보류만 겁니다), 없는 절차를 기준으로 세면 임시보관 문서가 전부 결함이 됩니다.

💡 [엑셀 내려받기] 로 지금 조건 전체를 받습니다. 파일 머리에 생성 시각·조건·건수가 박혀 있어 그대로 심사 자료로 씁니다.

어떻게 쓰면 되나

💡 이렇게 하면 편합니다
분기에 한 번, 만료 예정 목록만 훑으세요. 5분이면 됩니다. "이건 남겨야 한다" 싶은 것만 중요도를 올리시면 됩니다. 나머지는 배치가 알아서 정리합니다.

⚠️ 보관주기를 켜기 전에 무엇을 지우고 무엇을 남길지 먼저 정하세요. 켜 놓고 방치하면 어느 날 남아 있어야 할 문서가 사라집니다.

⚖️ 지워야 하는 것과 남겨야 하는 것이 함께 있습니다.

대상 기준

개인정보 보유 기간이 끝나면 지체 없이 파기(개인정보 보호법 제21조)

상업장부·영업 중요서류 10년(상법 제33조)

세무 관련 장부·증빙 5년(국세기본법 제85조의3)

근로계약·임금·근로시간 서류 3년(근로기준법 제42조, 시행령 제22조)

분류를 나눌 때 이 둘을 섞지 마세요. 인사·고객 정보와 회계 증빙을 같은 분류에 두면 어느 쪽에 맞춰도 틀립니다. 서로 다른 분류에 두고 보관주기를 다르게 잡으세요.

업종에 따라 개별 법령의 보존 의무가 더 있을 수 있습니다(의료법·건설산업기본법· 산업안전보건법 등). 애매하면 중요도를 높여 자동 폐기에서 빼 두세요 — 지워서 문제가 되는 쪽이 남겨서 문제가 되는 쪽보다 훨씬 큽니다.

🎬 영상 v-admin-lifecycle — 보관주기와 중요도 설정하기

대상	기준
개인정보	보유 기간이 끝나면 지체 없이 파기(개인정보 보호법 제21조)
상업장부·영업 중요서류	10년(상법 제33조)
세무 관련 장부·증빙	5년(국세기본법 제85조의3)
근로계약·임금·근로시간 서류	3년(근로기준법 제42조, 시행령 제22조)

문서 기간 마감

관리자 메뉴 > 문서 생애주기 > 문서 기간 마감

심사·감사를 앞두고 지난 기간의 기록을 굳힐 때 씁니다. 고른 기간에 작성된 글은 그때부터 고치거나 지울 수 없습니다.

잠기는 것	잠기지 않는 것
글 수정	읽기 · 검색 · 다운로드
글 삭제	댓글 · 평가
	새로 쓰는 글(오늘 쓰는 글은 마감 기간 밖입니다)
	⚖️ 개인 메일(아래)

⚖️ 법으로 정해진 것
개인 메일은 마감에 걸리지 않습니다. 마감 기간에 받은 메일이라도 사서함 주인은 평소처럼 지울 수 있고, 마감 이력의 문서 수에도 들어가지 않습니다 — 회사의 심사를 위해 직원 개인 통신까지 잠글 이유가 없기 때문입니다. ★ 단 그 메일을 업무에 연결했다면 다른 문서와 똑같이 잠기고 수에도 들어갑니다. 연결하는 순간 "회사 자료"가 되기 때문입니다(이 문서 맨 위의 재검토 규칙과 같습니다).

★★ 관리자도 잠긴 글은 고칠 수 없습니다. 마감은 "권한이 세면 통과"가 아니라 기간에 찍은 도장입니다. 고쳐야 하면 해제하고 고치세요.

★★ 해제할 때는 사유가 반드시 필요합니다. 그리고 그 사유는 목록에 그대로 남습니다 — 이 기능의 값어치는 "못 고친다"가 아니라 "고쳤다면 누가 왜 열었는지가 남는다" 에 있습니다. 심사에서 가장 먼저 읽히는 줄이기도 합니다.

⚠️ 오늘 이후는 잠글 수 없습니다. 앞으로 쓸 글이 태어나자마자 잠기면 아무도 글을 쓸 수 없기 때문입니다.

⚠️ 이미 잠근 기간과 겹치게 잠글 수 없습니다. 겹치면 해제할 때 절반만 풀리는 상태가 생깁니다.

💡 자금 관리의 마감과는 별개입니다. 자금 마감은 재무 담당이 결산을 위해 하고, 이 마감은 관리자가 심사를 위해 합니다. 한쪽을 잠가도 다른 쪽은 열려 있습니다.

자주 막히는 것

증상	원인과 해결
글이 갑자기 사라졌다는 문의	보관주기가 지나 임시보관으로 바뀌었을 수 있습니다. 여기서 확인하세요
중요한 문서가 폐기됐다	중요도가 낮았습니다. 필수로 두면 보류됩니다
목록이 비어 있다	그 분류에서 보관주기·중요도를 켜지 않았습니다(게시판 관리에서 켭니다)
마감한 기간의 글을 관리자도 못 고친다	정상입니다. 해제하고 고치세요 — 사유가 목록에 남습니다

함께 볼 문서

게시판 관리 — 보관주기·중요도를 켜는 곳
보안과 감사 — 감사 로그·ISO 대응표(심사에서 함께 봅니다)
지식이 흐르게 한다 — 문서 생애주기 활용
리스크를 미리 보고, 감사에 답한다 — 컴플라이언스 결함이 이어지는 흐름