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전자문서 관리

관리자 메뉴 > 전자문서 설정 — 한 화면에 탭 셋입니다(문서 종류 · 문서 양식 · 기본 설정).

★ 꼭 알아 둘 것
2026-08-29부터 메뉴가 하나입니다. 예전에는 셋이 각각 메뉴였습니다. 셋 다 한 번 정해 두고 거의 안 건드리는 값이고, 무엇보다 양식이 종류를 가리켜서 두 곳을 오가야 했습니다. 옛 주소로 들어가면 새 화면으로 넘어갑니다.

⚠️ 먼저 업무 영역을 켜야 합니다. 전자문서는 기본으로 꺼져 있습니다(관리자 메뉴 > 업무 영역). 대외 문서를 만드는 기능이라 "있는 줄 모르고 켜져 있는" 상태를 피했습니다.

문서 종류 (탭 1)

계약서 · 동의서 · 신청서처럼 문서의 갈래를 정합니다. 처음이면 [기본 세트 넣기] 로 셋을 한 번에 만들 수 있습니다.

칸
코드	영문 대문자. ★한 번 만들면 바꿀 수 없습니다
이름	화면에 보이는 말. 바꿀 수 있습니다
이름 입력 서명 허용	아래 참고
인쇄할 때 간인 찍기	아래 참고
기본 마감(일)	문서를 만들 때 마감일을 며칠 뒤로 제안할지

★ 꼭 알아 둘 것
코드를 못 바꾸는 이유: 이미 그 종류로 만들어진 문서가 코드를 가리키고 있어서, 바꾸면 "그때 무슨 종류였나"를 되짚을 수 없습니다. 이름은 표시용이라 바꿔도 됩니다.

⚠️ 내려 둔 종류도 코드를 차지합니다. 같은 코드를 다시 만들려고 하면 "이미 있는 코드입니다" 가 나옵니다 — 지운 것이 아니라 목록에서 내려간 것이라 그렇습니다. 그 종류를 다시 쓰려면 [복구] 를 누르세요.

⚠️ 삭제 버튼이 없습니다. 내리기만 있습니다 — 지우면 그 종류로 만들어진 과거 문서의 종류 칸이 빈칸이 됩니다. 목록에 "n건 사용 중" 을 함께 보여 주는 이유가 그것입니다.

"인쇄할 때 간인 찍기" (2026-09-05)

여러 장짜리 계약서에서 장이 바뀌는 자리에 도장을 걸쳐 찍습니다. 두 장을 나란히 놓으면 하나의 도장이 되어, 중간 장이 바뀌지 않았음을 보입니다.

회사 직인으로 찍힙니다(기본 설정 탭에서 등록한 것). 직인이 없으면 안 찍힙니다.
한 장짜리 문서에는 찍히지 않습니다 — 걸칠 경계가 없기 때문입니다.
기본은 꺼짐입니다.

⚠️ 주의
2026-09-05 전에는 이 설정이 동작하지 않았습니다. 회사 직인만 등록돼 있으면 종류를 가리지 않고 무조건 간인이 찍혔습니다 — 두 장짜리 동의서에도 찍혔습니다. 이제는 여기서 켠 종류에만 찍힙니다.

⚖️ 화면 안에서는 간인이 필요 없습니다. 전자문서는 문서 전체가 봉인돼 있어 한 글자만 바뀌어도 검증에서 걸립니다 — 간인보다 강합니다. 간인이 필요한 자리는 종이로 나가는 순간입니다.

💡 인사 문서는 인사 쪽 설정을 따릅니다. 인사 문서를 전자문서 화면에서 인쇄해도, 간인 여부는 인사 관리 > 인사 설정의 문서 종류가 정합니다.

★★"이름 입력 서명 허용"을 신중히

서명 방식 셋(그리기 · 도장 · 이름 입력)의 증거력은 같지 않습니다. 이름 타이핑은 가장 약합니다 — 누구나 남의 이름을 칠 수 있기 때문입니다.

⚖️ 법으로 정해진 것
권장: 계약서는 끄고, 동의서·신청서만 켭니다. 기본 세트도 그렇게 들어갑니다.

문서 양식 (탭 2)

자주 쓰는 문서의 본문 틀을 만들어 둡니다. 직원이 문서를 만들 때 고르면 본문이 채워집니다.

본문에는 사람마다 달라지는 값을 넣을 수 있습니다. 본문에 커서를 두고 아래 버튼을 누르면 그 자리에 들어갑니다.

[회사명] [이름] [사번] [부서] [직급] [직책] [입사일] [재직기간] [오늘 날짜] [부서(항목명)]

★ 꼭 알아 둘 것
버튼에는 항목 이름이 보이고, 본문에는 {{name}} 같은 표시가 들어갑니다. 그 표시가 문서를 만들 때 그 사람의 실제 값으로 바뀝니다 — 본문에서 중괄호를 보더라도 오타가 아니니 지우지 마세요. 어떤 표시가 들어가는지는 버튼에 마우스를 올리면 보입니다.

버튼	본문에 들어가는 표시	채워지는 값
회사명	`{{company_name}}`	회사 이름
이름 · 사번	`{{name}}` · `{{employee_no}}`	대상자의 이름 · 사번
부서 · 직급 · 직책	`{{department}}` · `{{grade}}` · `{{position}}`	소속 · 직급 · 직책
입사일 · 재직기간	`{{hire_date}}` · `{{tenure}}`	입사일 · 근속 기간
오늘 날짜	`{{today}}`	만드는 날
부서(항목명)	`{{label:department}}`	회사가 정한 조직 명칭("부서"/"팀"/"셀")

★ 꼭 알아 둘 것
버튼 이름은 회사 용어를 따릅니다. 조직 용어를 "부서 → 셀"로 바꾼 회사에서는 버튼도 [셀] 로 보입니다.

★★ 채운 값은 그때 굳습니다. 양식을 나중에 고쳐도, 그 사람이 승진해도 이미 만든 문서는 바뀌지 않습니다. 서명은 "그때 그 내용"에 하는 것이라 그래야 뜻이 있습니다.

💡 워드·한글 양식을 그대로 붙여넣어 만들 수 있습니다. 다만 표시는 손으로 치지 말고 버튼으로 넣으세요 — 편집기가 글자를 나눠 버려 값이 안 채워지는 일이 있습니다. [미리보기] 가 안 채워진 자리를 빨갛게 알려 줍니다. 직접 손보고 싶으면 [HTML] 로 바꿉니다.

⚠️ 위 표에 없는 표시를 적으면 글자 그대로 남습니다. 저 목록이 시스템이 아는 전부입니다.

기본 설정 (탭 3)

설정
미확인 독촉 알림	★기본 꺼짐
퇴근 몇 분 전	켰을 때, 언제 보낼지
출결을 안 쓸 때 보낼 시각	아래 참고
외부 링크 유효 기간(일)	마감이 없는 문서의 링크가 며칠 뒤 닫힐지

★★독촉을 기본으로 꺼 둔 이유

매일 알림이 오면 사람은 알림 자체를 끕니다. 그러면 결재·자산 알림까지 함께 죽습니다. 그래서 켤지를 회사가 정하고, 켜도 다음 셋으로 절제합니다.

하루에 한 번만 보냅니다.
지금 서명할 수 있는 사람에게만 보냅니다(순서가 아직 아닌 사람에게는 안 갑니다).
서명이 끝나면 그 사람에게는 더 이상 안 갑니다.

"퇴근 전"의 기준

출결 관리의 기본 근무제 퇴근 시각을 읽어 그 시각 기준으로 보냅니다.

⚠️ 주의
출결을 안 쓰거나 기본 근무제가 없으면 그 아래의 대체 시각을 씁니다. 없는 것을 있는 척하지 않으려고 회사가 직접 정하게 두었습니다.

감사 로그에 남는 것

관리자 메뉴 > 감사 로그에서 축 세 가지를 볼 수 있습니다.

축	무엇	보존
전자문서 발송	누가 언제 몇 명에게 보냈나	지워지지 않습니다
전자서명	누가 언제 어떤 방식으로 서명했나(외부 서명자 포함)	지워지지 않습니다
전자문서 열람	누가 언제 열었나	12개월

★ 꼭 알아 둘 것
앞의 둘이 지워지지 않는 이유: 그것은 로그가 아니라 문서와 서명 그 자체입니다. 서명한 사실을 지우면 계약의 근거가 사라집니다.

★ 열람까지 남기는 것은 다른 화면과 다릅니다. 직원 명부는 조회를 남기지 않는데, 계약 문서는 "누가 언제 열었나"가 다툼의 재료라서 남깁니다.

지금 없는 기능 (그리고 왜)

⚠️ 주의
있는 것처럼 보이지 않도록 여기에 적어 둡니다.

없는 것	왜
워터마크	인쇄물에는 넣을 수 있지만 화면에 보이는 것은 못 막습니다
IP 접속 제한	사내 서명자에게만 걸 수 있고 외부 서명자에게는 못 겁니다(그들은 아무 데서나 옵니다). 반쪽 기능이라 넣지 않았습니다
앱 화면 캡처 제한	웹에서는 기술적으로 불가능합니다
휴대폰 본인인증	아직 없습니다. 붙이면 증거력이 크게 올라갑니다
링크 자동 메일 발송	지금은 링크를 화면에서 받아 사람이 전달합니다
PDF에 서명 칸 끌어다 놓기	본문이 HTML이라 서명 자리는 치환자입니다. 인쇄는 브라우저가 합니다

자주 받는 질문

질문	답
전자결재와 뭐가 다른가요	결재는 사내 승인, 전자문서는 상대와의 합의입니다. 한 문서에 둘 다 붙을 수 있습니다
봉인된 문서를 관리자가 고칠 수 있나요	아니요. 관리자도 못 고칩니다
잘못 보낸 문서는	무효화합니다(기록은 남습니다). 단 이미 봉인된 것은 무효화도 안 됩니다
계약을 끝내려면	해지 문서를 새로 만들어 서명받습니다
법적 효력이 있나요	시스템이 답할 수 있는 것이 아닙니다. 무엇을 기록하는지는 화면에 적혀 있습니다