업무별 활용전체약 15분 · ←/→ 로 문서 이동

부동산 분양·중개 사무소

모델하우스·분양 사무실·중개법인처럼 찾아온 손님을 계속 따라가는 것이 곧 매출인 조직을 떠올리며 썼습니다. SynapseWorks의 고객 상담 기능은 사실 이 업종을 보고 만든 것이라, 열 가지 유형 중 상담 기능을 가장 깊게 쓰는 문서가 이겁니다.

이런 사무실의 일은 대체로 이렇게 생겼습니다.

손님이 옵니다(또는 전화가 옵니다).
상담원이 붙어서 한참 이야기합니다. 사은품을 드리기도 합니다.
손님은 "생각해 보겠다"며 돌아갑니다.
여기서 대부분이 사라집니다. 다시 연락하지 않으면요.
다시 연락한 몇 명이 계약합니다.

그리고 월말에 소장이 묻습니다 — "이번 주 방문 몇 팀이었지? 어디 보고 왔대? 계약 몇 건?" 그 답이 상담원 노트와 엑셀 여러 벌에 흩어져 있으면, 다음 달 광고비를 어디에 쓸지 아무도 모릅니다.

이 사무실의 하루

오전 10시. 첫 손님. 상담원 강민지 님이 태블릿에서 인맥 관리 > ○○현장 방문고객 분류에 카드를 만듭니다. 이름·연락처를 넣고, 방문 경로를 고릅니다(현수막). 방문 인원 3명, 관심 평수 84㎡. 상담 내용에 한 줄 적습니다(날짜는 지금으로 자동). 단계는 신규.

오전 11시 30분. 손님이 돌아가면서 사은품(우산)을 받습니다. 카드의 사은품 항목에 우산 1개를 기록합니다. 자산에 연결돼 있어 재고가 실제로 하나 줄어듭니다.

오후 3시. 어제 상담한 손님에게서 전화가 옵니다. 같은 카드를 열고 상담 내용을 이어 적습니다. 이번에 쓴 내용만 위에 붙고 어제 기록은 그대로입니다. 단계를 가망으로 옮기고 예상 금액을 넣습니다.

오후 5시. 소장이 상담 현황판을 봅니다. 오늘 신규 7팀, 이번 주 계약 2건. 경로별로 보면 현수막이 8팀 중 1건, 온라인 광고가 5팀 중 3건입니다.

일주일 뒤. 강민지 님 홈 화면에 연락이 끊긴 가망 고객 위젯이 뜹니다. 7일째 기록이 없는 사람이 넷. 순서대로 전화를 겁니다.

계약일. 단계를 계약으로 바꿉니다. 계약일이 자동으로 찍힙니다. 누가 언제 어느 단계에서 어느 단계로 옮겼는지가 이력에 남습니다.

무엇을 켜고 무엇을 미룰까

업무 영역	권장	이유
인맥 관리 + 고객 상담	반드시	전부입니다. 이것 하나 때문에 도입해도 됩니다
자산 관리	반드시	사은품 재고. 상담과 연결됩니다
게시판	권장	현장 공지, 분양 조건 변경, 응대 스크립트
출결 관리	권장	상담원 근태. 주말 근무가 많습니다
메신저	권장	현장-본사 연락
일정 관리	권장	오픈 행사, 순번 근무, 계약 일정
전자결재	나중에	휴가·구매가 늘어나면
자금 관리	나중에	광고비·사은품비를 여기서 볼 거라면
회의 관리 / PMS	대개 불필요

준비 — 관리자가 먼저 할 세 가지

① 분류를 "고객 상담"으로 지정합니다

인맥 관리 > 인맥 카테고리 관리에서 분류를 고르면 분류 성격이 나옵니다.

성격	그 분류의 카드가 하는 일
명함/인맥 (기본)	지금까지와 같습니다
고객 상담	상담일·성별·방문 인원·계약 단계·금액·담당자·선택지·상담 내용·사은품

현장이 여럿이면 분류를 현장별로 나누세요.

○○현장 방문고객    (고객 상담)
△△현장 방문고객    (고객 상담)
협력 부동산          (명함)
시행·시공사 담당자   (명함)

한 회사 안에서 상담 분류와 명함 분류를 같이 쓸 수 있습니다. 그래서 성격을 분류마다 따로 정합니다.

⚠️ 주의
고객 분류에는 반드시 보관주기를 정하세요. 명함보다 훨씬 민감한 개인정보가 쌓이는 자리입니다. 언제 지울지를 미리 정해 두는 것이 안전합니다.

② 상담 선택지를 만듭니다

인맥 관리 > 인맥 카테고리 관리에서 그 분류를 고릅니다. 분양 사무실이라면 회사 공통 선택지의 [분양 사무실 기본 세트 넣기] 버튼 하나로 다섯 그룹이 한 번에 만들어집니다(이미 있으면 건너뜁니다).

그룹	용도	항목 예
방문 경로	유입 경로	현수막 · 온라인 광고 · 지인 소개 · 전단 · 문자 · 지나가다
지역	분류	인근 동/구
아파트 종류	분류	아파트 · 오피스텔 · 상가
평수	분류	59㎡ · 74㎡ · 84㎡ · 101㎡
사은품	사은품	우산 · 상품권 · 생수 · 텀블러

그룹의 "용도"가 중요합니다. 셋 중 하나를 고르는데, 시스템이 그걸로 하는 일이 다릅니다.

용도	시스템이 하는 일
분류	통계에 항목별 고객 수로 나옵니다
유입 경로	전환율·경로별 계약 통계의 기준이 됩니다
사은품	지급 기록과 자산 재고에 연결됩니다

★ 꼭 알아 둘 것
유입 경로와 사은품은 회사에 하나씩만 둘 수 있습니다. 둘이면 "어느 쪽으로 전환율을 셀 것인가"를 사람이 매번 판단해야 하니까요.

💡 순서를 위아래 화살표로 바꾸면 즉시 저장됩니다. 여기서 정한 순서 그대로 상담 등록 화면에 나옵니다. 자주 고르는 것을 위로 올려 두세요 — 손님 앞에서 스크롤할 시간은 없습니다.

⚠️ 선택지를 지우는 버튼은 없고 [내림]만 있습니다. 이미 쓰인 선택지를 지우면 과거 카드가 빈칸이 됩니다. 내리면 새로 고를 때만 빠지고 기존 값은 그대로 보입니다. 옆에 "N건에서 사용 중"이 그 근거로 표시됩니다.

🎬 영상 v-admin-crm-options — 상담 선택지 만들기

③ 사은품을 자산에 연결합니다

사은품 항목에 소모형 자산을 연결해 두면, 상담원이 사은품을 지급하는 순간 재고가 실제로 줄고 모자라면 저장이 거부됩니다.

★ 꼭 알아 둘 것
재고 장부를 상담 쪽에 따로 만들지 않습니다. 같은 물건의 수량이 두 곳에 적히면 반드시 어긋납니다. 자산 관리를 안 쓰는 사무실은 이름과 단가만 적어도 됩니다 — 재고는 세지 않고 지급 이력과 비용 집계만 됩니다.

★ 지급을 [취소] 하면 기록이 지워지는 게 아니라 취소 기록이 한 줄 더 붙습니다. 무엇이 있었는지가 남아야 하니까요. 그리고 재고는 자동으로 돌아오지 않습니다 — 물건이 실제로 돌아왔는지는 자산 담당자가 입고로 판단합니다.

상담원이 매일 하는 일

카드 하나에 모든 것이 쌓입니다

등록할 때 채우는 것

항목	설명
이름	필수. 모르면 나중에 채워도 됩니다
휴대전화	문자를 보내려면 반드시 필요합니다
상담일	오늘이 기본
성별 / 방문 인원	통계용
선택지	방문 경로·평수 등 관리자가 만들어 둔 것
담당자	나. 현황판이 이걸로 갈립니다
계약 단계 / 금액	아래 참고
상담 내용	아래 참고

상담 내용 — 날짜 고르기와 덧붙이기

이 두 가지가 이 기능의 핵심입니다.

날짜 칸에서 상담한 날·시각을 고를 수 있습니다. 비워 두면 지금 시각으로 들어갑니다 (전날 상담을 다음 날 적는 일이 흔합니다).
저장하면 이번에 쓴 내용만 지난 기록 위에 붙습니다. 지난 기록은 그대로 남습니다.
그래서 같은 고객을 두 사람이 동시에 열어 두어도 서로의 기록을 지우지 않습니다. 분양 사무실에서 이게 특히 중요합니다 — 소장과 상담원이 같은 손님을 동시에 보는 일이 하루에도 몇 번씩 있으니까요.

잘못 적은 지난 기록을 고쳐야 하면 그 줄의 연필을 누릅니다 — 그 한 건만 고쳐지고 (수정됨) 표시가 붙습니다. 내가 적은 기록이거나 회사 관리자일 때 보입니다.

단계와 금액

신규 → 가망 → 보류 → 잠재 → 계약 다섯 단계입니다.

금액 칸은 하나이고 뜻은 단계가 정합니다 — 계약이면 확정 금액, 그 앞이면 예상 금액.
단계를 계약으로 바꾸면 계약일이 자동으로 찍히고, 되돌리면 지워집니다.
단계나 금액이 바뀌면 누가 언제 얼마에서 얼마로 바꿨는지가 상세 화면 아래 이력에 남습니다.

⚠️ 주의
여기 적는 "계약 금액"은 회계상 매출이 아닙니다. 실제 입금은 자금 관리의 장부가 따로 봅니다 — 두 숫자가 다른 것이 정상입니다.

★ 단계를 옮기는 것을 습관으로 만드세요. 전부 "신규"에 쌓여 있으면 파이프라인이 아무것도 알려 주지 않습니다. 상담이 끝날 때 단계를 옮기는 데 3초입니다.

놓치지 않게 해 주는 두 위젯

홈 화면에 이 둘이 뜹니다. 이 업종에서 실제로 돈을 지키는 건 두 번째입니다.

위젯	내용
내 고객 단계	내가 담당하는 고객의 단계별 인원(지금 시점)
연락이 끊긴 가망 고객	7일째 상담 기록이 없는 내 가망·보류·잠재 고객

"연락이 끊긴 가망 고객"은 계약과 신규를 뺀 목록입니다. 답을 기다리다가 잊힌 사람들만 모아 줍니다. 아침에 이 목록부터 도는 것을 루틴으로 만들면 전환율이 바뀝니다.

🎬영상 촬영 예정약 5분

고객 상담 카드와 상담 현황판

상담 분류에 고객 카드 등록하기
날짜를 고르고 덧붙여 쌓이는 상담 내용
계약 단계를 옮기면 남는 이력
사은품 지급과 자산 재고 차감
현황판에서 전환율을 잘못 읽지 않는 법

v-crm-counsel

소장이 보는 화면 — 상담 현황판

좌측 메뉴 맨 위의 상담 현황판. 관리자 전용이 아니라 모두에게 보이고 범위만 좁아집니다.

	보이는 범위
상담원	내가 담당하는 고객만. 담당자별 실적 표는 안 보임
회사 관리자	사무실 전체 + 담당자별 실적 표

읽을 때 조심할 것 셋

① 전환율은 "이 기간에 방문한 고객 중 계약까지 간 비율"입니다. 그래서 이번 달은 늘 낮게 나옵니다 — 아직 진행 중인 사람이 섞여 있으니까요. 잘못된 게 아닙니다. 광고 효과를 판단하려면 두세 달 전 코호트를 보세요.

② 계약 금액 아래 "금액 미입력 N건"이 뜨면 합계가 실제보다 작다는 뜻입니다.

③ 파이프라인은 기간과 무관한 "지금 이 순간의 인원 수"입니다. 기간 필터를 바꿔도 이 숫자는 안 바뀝니다.

실제로 쓸모 있는 건 경로별 표입니다

경로	방문	계약	전환율
온라인 광고	52	11	21.2%
현수막	88	6	6.8%
지인 소개	14	7	50.0%
전단	120	3	2.5%

이 표 하나가 다음 달 광고비를 정합니다. 전단 120장 돌려 3건, 소개 14명 중 7건이면 어디에 힘을 쓸지가 숫자로 나옵니다. 그러려면 방문 경로를 선택지로 받아야 하고, 그래서 자유 입력을 막아 둔 겁니다.

문자 — 시스템이 대신 보내지 않습니다

인맥 상세의 기념일 옆 [문자 예약] 으로 축하·안부 문자를 예약할 수 있습니다. 그런데 동작 방식을 정확히 알아야 합니다.

⚠️ 주의
문자는 시스템이 보내지 않습니다. 시스템은 "언제 누구에게 어떤 내용을 보낼지"를 관리하고 때가 되면 알려 줄 뿐이고, 실제 발송은 내 휴대폰 문자 앱에서 내가 직접 합니다. 그래서 회사가 발신번호를 등록할 필요도, 문자 비용이 따로 나갈 일도 없습니다.

흐름은 이렇습니다.

예약한 날짜·시각이 되면 알림이 오고 좌측 오늘 보낼 문자에 쌓입니다.
[문자 앱 열기] — 휴대폰 기본 문자 앱이 번호와 내용이 채워진 채 열립니다.
문자 앱에서 직접 전송합니다.
돌아와서 [보냄] 또는 [건너뜀] 을 누릅니다.

★ 꼭 알아 둘 것
[보냄]은 "내가 보냈다고 알려 주는 것"입니다. 휴대폰 운영체제가 실제 전송 여부를 앱에 알려 주지 않기 때문에, 이력의 "보냄"은 사용자가 확인한 값입니다. PC에서는 [휴대폰으로 보내기] 로 바뀌고, 나오는 QR을 휴대폰 카메라로 비추면 문자 앱이 열립니다.

⚖️ 분양 홍보·할인 안내 문자는 광고성 정보입니다. 사전 수신 동의 · (광고) 표기 · 수신거부 안내가 필요하고, 밤 9시~다음 날 8시 전송은 별도 동의가 있어야 합니다 (정보통신망법 제50조). 명함이나 방문 기록으로 받은 연락처가 곧 문자 수신 동의는 아닙니다. 시스템에는 인맥별 문자 수신 동의 체크와 관리자 설정의 수신거부 등록, 야간 알림 차단이 있습니다 — 세 가지를 모두 켜 두고 쓰세요. 실제 발송 정책은 회사가 법률 검토를 거쳐 정해야 합니다.

⚖️ 개인정보 수집·이용 동의도 별도입니다. 방문 카드에 이름·연락처를 적게 할 때 수집 항목·목적·보유 기간을 고지하고 동의를 받으세요(개인정보 보호법 제15조). 보유 기간이 끝나면 지체 없이 파기해야 하므로(제21조), 고객 분류의 보관주기를 그 기간에 맞춰 설정해 두는 것이 가장 확실합니다.

출결 — 주말이 근무일입니다

분양 사무실은 주말이 가장 바쁜 날입니다. 근무 그룹의 근무요일을 실제에 맞추세요.

그룹	근무요일	시간	비고
상담(기본 근무)	화~일	10:00~19:00	월요일 휴무
관리·행정	월~금	09:00~18:00

★ 꼭 알아 둘 것
근무요일이 곧 연차 차감 기준입니다. 화~일 그룹이면 일요일 휴가도 차감되고, 월요일은 원래 쉬는 날이라 차감되지 않습니다. 조마다 정확히 계산됩니다.

⚖️ 주휴일은 1주에 평균 1회 이상을 주면 되고 반드시 일요일일 필요는 없습니다 (근로기준법 제55조). 다만 취업규칙에 어느 요일이 주휴일인지 정해 두어야 하고, 그 요일에 근무하면 휴일근로 가산이 붙습니다(제56조). 근무 그룹의 근무요일을 정하기 전에 취업규칙과 맞는지 확인하세요.

현장이 여러 곳이면 IP 제한은 신중하게 판단하세요. 모델하우스 회선이 유동 IP인 경우가 많고, 그러면 어느 날 갑자기 전 현장이 출근을 못 찍습니다.

이 업종에서 자주 하는 실수

상담을 엑셀로 계속 관리한다. 상담원마다 파일이 다르고, 그만두면 사라지고, 무엇보다 "7일째 연락 없는 사람" 같은 알림이 없습니다.

방문 경로를 자유 입력으로 둔다. 이게 가장 흔하고 가장 아깝습니다. 6개월 뒤 광고 효과를 전혀 판단할 수 없게 됩니다.

단계를 안 옮긴다. 전부 "신규"면 파이프라인이 무의미합니다.

전환율을 이번 달로 판단한다. 원래 낮게 나옵니다.

사은품 재고를 따로 엑셀로 센다. 자산에 연결하면 지급하는 순간 줄어듭니다.

개인정보 동의 없이 카드를 쌓는다. 나중에 문제가 됩니다. 방문 카드 양식부터 정비하세요.

연락처만 있으면 문자를 보내도 된다고 생각한다. 광고성 문자는 사전 동의가 필요합니다.

첫 1주 계획

이 유형은 세팅이 간단합니다. 일주일이면 충분합니다.

날	할 일	누가
1일차	업무 영역 켜기(인맥 관리 + 고객 상담, 자산)	관리자
1일차	부서 등록(상담팀·관리팀), 부서장 지정, 계정 발급	관리자
2일차	[분양 사무실 기본 세트 넣기] 로 선택지 5그룹 생성	관리자
2일차	우리 현장에 맞게 항목 손보기, 순서 정리	소장
3일차	현장별 상담 분류 만들고 성격을 고객 상담으로, 보관주기 지정	관리자
3일차	사은품을 소모형 자산으로 등록하고 선택지에 연결	관리자
4일차	(교육) 카드 만들기 · 날짜 고르기 · 단계 옮기기 · 사은품 기록	소장 → 상담원
4일차	상담원별 담당자 지정 확인	소장
5일차	실제 상담부터 카드로 기록 시작	상담원
5일차	홈 화면 위젯 확인 — 내 고객 단계 / 연락이 끊긴 가망 고객	상담원
2주차	출결 켜기(근무요일을 실제에 맞춰), 게시판 공지 분류	관리자
4주차	첫 상담 현황판 리뷰 — 경로별 전환율 보고 광고 조정	소장

함께 볼 문서

화면별 사용법: 인맥 관리·고객 상담 · 자산 관리 · 출결 관리
관리자 설정: 인맥 관리 설정의 "고객 상담" 절 · 자산 관리
비슷한 흐름: 학원·교육기관 — 상담 구조가 거의 같습니다