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전자결재 관리

전자결재는 관리자가 먼저 세 가지를 해 두지 않으면 직원 화면에 기안 버튼이 아예 안 보입니다. 그래서 이 문서는 "무엇을 어떤 순서로" 부터 시작합니다.

준비 순서

순서	무엇을	어디서	빠뜨리면
0	부서장이 지정돼 있는지 확인	조직 · 직원 > 부서	상신이 전부 거부됩니다
1	결재 종류를 만듭니다(지출결의서, 휴가신청서 …)	결재 설정 > "결재 종류" 탭	고를 종류가 없습니다
2	그 종류에 쓰기 권한을 줍니다	결재 설정 > "결재 종류" 탭 > 권한 부여	기안 버튼이 안 보입니다
3	자주 쓰는 본문·결재선을 양식으로 저장	결재 설정 > "결재 양식" 탭	매번 결재선을 직접 세워야 합니다
4	그 양식을 종류의 "기본 양식"으로 지정	결재 설정 > "결재 종류" 탭	자동 결재가 "기안"에 멈춥니다
5	직원이 각자 도장을 만듭니다	(직원 화면) 전자결재 > 도장/서명	도장 없이 결재됩니다

⚠️ 주의
2번을 안 하면 직원 화면에는 기안 버튼 대신 "기안할 수 있는 결재 종류가 없습니다. 관리자에게 문의하세요." 만 보입니다. 가장 흔한 문의 원인입니다.

💡 처음에는 결재 종류 하나만 만드세요. 휴가신청서 하나로 한 달 돌려 보시고, 결재선이 실제로 어떻게 도는지 몸으로 아신 다음에 나머지를 만드는 편이 시행착오가 적습니다.

결재 종류

관리자 메뉴 > 전자결재 관리 > 결재 설정 > "결재 종류" 탭

결재 종류는 게시판 분류와 같은 구조입니다(무제한 계층, 권한 부여 방식 동일).

설정 항목

항목	이 설정이 바꾸는 것
이름	기안 화면의 종류 목록에 나옵니다(예: 지출결의서)
금액 입력 필수	켜면 기안 시 금액을 반드시 넣어야 합니다
기간 입력 필수	켜면 기안 시 시작일~종료일을 반드시 넣어야 합니다(2026-08-31 추가)
근태 연동	★켜면 이 결재가 곧 휴가 신청이 됩니다(아래)
금액 방향	지출 / 수입. PMS 자금·자금 원장과 연동될 때 어느 쪽으로 집계할지
결재 방식	순차(앞 단계가 끝나야 다음 차례) / 병렬(지정된 사람이 동시에 결재)
본문 템플릿	기안 화면을 열 때 미리 채워질 본문
기본 결재 양식	★이 종류를 고른 사람에게 자동으로 적용될 양식

금액 입력 필수 — 언제 켜나

지출결의서·구매품의서처럼 금액이 핵심인 문서에 켭니다.

⚠️ 주의
자산 예약에 쓸 결재 종류에는 켜지 마세요. 금액이 필수인 결재 종류는 예약에 쓸 수 없어 자산 분류의 결재 카테고리 목록에 아예 나오지 않습니다.

기간 입력 필수 — 언제 켜나

출장·교육·설비 대여·휴가처럼 기간이 곧 내용인 문서에 켭니다. 그전에는 날짜를 본문 글 속에 적을 수밖에 없어서 목록에서 거를 수도, 세어 볼 수도 없었습니다.

기안 화면에 시작일 ~ 종료일 칸이 생기고, 비워 두면 상신되지 않습니다.

★근태 연동 — 결재로 올린 휴가가 연차에서 차감되게

기간 입력 필수를 켠 종류에만 나타납니다. 여기서 휴가 종류(월차·반차 …)를 고르면, 이 종류로 기안한 결재를 상신하는 순간 그 기간의 근태 신청이 함께 만들어집니다.

결재에서 일어난 일	출결에서 따라 일어나는 일
상신	근태 신청이 대기로 생깁니다
승인	신청이 승인되고 출결에 기록됩니다 → 연차가 차감됩니다
반려	신청도 반려됩니다
회수·삭제	신청도 취소됩니다

★ 꼭 알아 둘 것
[출결관리 > 근태 신청]으로 올린 것과 완전히 같은 경로입니다. 입구만 두 개일 뿐, 승인·차감·취소는 한 곳에서 일어납니다 — 그래서 이중으로 차감될 수 없습니다.

⚠️ 같은 기간에 이미 신청이 있으면 상신이 막힙니다. 출결에서 먼저 올렸든 결재에서 먼저 올렸든 마찬가지이고, "같은 기간에 이미 신청이 있습니다" 가 뜹니다.

💡 연차와 반차를 따로 받으려면 결재 종류를 둘 만드세요. 종류 하나에 휴가 종류 하나입니다. 그 편이 결재선·쓰기 권한도 따로 줄 수 있어 실제로 더 편합니다.

★ 두 입구 중 무엇을 쓸지는 회사가 정합니다. - 결재를 입구로: 여기 근태 연동을 켭니다. 직원은 전자결재에서 기안합니다. - 출결을 입구로: [출결 설정 > 근태 신청 결재 정책]을 켭니다. 직원은 출결에서 신청하고, 시스템이 결재를 자동으로 올립니다.

둘 다 켜도 되지만, 직원에게는 한 곳만 안내하는 편이 헷갈리지 않습니다.

결재 방식 — 순차와 병렬

방식	어떻게
순차(기본)	위에서 아래로 한 명씩. 앞 단계가 끝나야 다음 사람 차례
병렬	지정된 사람들이 동시에 결재

💡 이렇게 하면 편합니다
대부분 순차로 두시면 됩니다. 병렬은 "여러 부서가 각각 확인만 하면 되는" 문서에 씁니다. 순서가 의미 있는 결재(팀장→본부장→대표)는 반드시 순차여야 합니다.

기본 결재 양식 — 여기가 핵심입니다

★ 꼭 알아 둘 것
직원은 양식을 직접 고르지 않습니다. 어떤 양식을 쓸지는 결재 종류가 정합니다. 종류 관리에서 "기본 결재 양식"을 지정해 두면, 기안자가 종류만 고르면 본문과 결재선이 한꺼번에 채워집니다.

직원은 어떤 양식이 있는지, 그 양식이 어떤 결재선을 갖는지 모르기 때문에 고르게 하지 않는 것입니다. 양식 화면에도 결재 종류를 고르는 칸이 없습니다 — 정하는 곳이 두 곳이면 서로 어긋납니다.

⚠️ 출결·자산·자금에서 자동으로 올라오는 결재는 이 값을 씁니다. 지정하지 않으면 결재가 "기안" 상태로 멈춥니다. 업무 화면에는 사람이 양식을 고를 자리가 없기 때문입니다.

권한 부여 — "기안할 수 있는 사람"을 정하는 곳

권한은 게시판과 같은 선택기를 씁니다. 탭으로 대상 종류를 고르고(사용자·부서·직급·직책· 회사 전체), 왼쪽 목록에서 눌러 오른쪽 "지정됨"으로 옮긴 뒤 권한을 켭니다.

권한	이 종류에서 할 수 있는 일
읽기	이 종류로 올라온 문서를 볼 수 있습니다
★ 쓰기	이 종류로 기안할 수 있습니다 ← 기안 버튼이 보이려면 이것이 필요합니다
삭제	남이 올린 이 종류 문서를 수정·삭제할 수 있습니다

★ 꼭 알아 둘 것
기안자 본인과 회사 관리자는 삭제 권한이 없어도 자기 문서를 다룰 수 있습니다.

어떻게 주면 되나

전 직원이 쓰는 종류(휴가신청서 등)라면 회사 전체 탭에서 한 번에 주는 것이 편합니다.
부서 단위로 줄 때는 하위 포함을 켜면 하위 부서까지 함께 적용됩니다.
⚠️ 부서에 속하지 않은 직원이 있다면 부서로만 주면 빠집니다. 그럴 때도 회사 전체를 쓰세요.

결재 양식

★ 꼭 알아 둘 것
양식은 전체 관리자만 관리합니다. 문서함(올라온 결재 문서)은 본부별로 나뉘지만 양식 자체는 회사 하나로 관리합니다 — 본부마다 만들면 비슷한 휴가원·지출결의서가 여러 벌 생기고, 그때부터는 "어느 것이 정본인가"를 아무도 모르게 됩니다.

관리자 메뉴 > 전자결재 관리 > 결재 설정 > "결재 양식" 탭

같은 문서를 반복해서 올릴 때 본문과 결재선을 미리 저장해 두는 기능입니다.

본문 형식 — 글로 쓸까, 엑셀로 만들까

양식 이름 아래에 본문 형식을 고르는 줄이 있습니다. 둘 중 하나입니다.

형식	편집기	어울리는 문서
서식 있는 글(기본)	지금까지 쓰던 글 편집기	품의서·공문처럼 문장이 중심인 문서
엑셀 양식 사용	엑셀 에디터	지출결의서·경비정산서·견적서처럼 표와 계산이 중심인 문서

"엑셀 양식 사용"을 고르면 본문 편집기가 엑셀 에디터로 바뀝니다. 셀·수식·서식·병합· 시트 여러 장을 그대로 쓸 수 있고, 여기서 만든 표가 직원이 기안할 때 그대로 열립니다.

⚠️ 주의
형식을 바꾸면 이미 작성한 본문은 사라집니다. 글과 엑셀은 저장되는 모양이 서로 달라 그대로 옮길 수 없기 때문입니다. 바꾸기 전에 한 번 물어봅니다.

★ 직원은 이 형식을 고를 수 없습니다. 기안 화면에는 형식 선택이 없고, 양식이 정한 형식이 그대로 열립니다. 결재 종류에 "기본 결재 양식"으로 이 양식을 걸어 두면 직원은 종류만 고르면 됩니다.

엑셀 가져오기 · 내보내기

엑셀 에디터 위에 버튼이 둘 있습니다.

버튼	하는 일
엑셀 가져오기	컴퓨터의 `.xlsx` 파일을 읽어 지금 내용을 통째로 바꿉니다
엑셀 내보내기	지금 화면의 내용을 `.xlsx` 파일로 내려받습니다

이미 회사에서 쓰던 엑셀 서식이 있다면 가져오기 한 번으로 양식이 만들어집니다. 값·수식·숫자 서식·글꼴·색·정렬·테두리·병합·행 높이·열 너비·시트 여러 장이 함께 넘어옵니다.

⚠️ 주의
차트·이미지·피벗·조건부 서식·데이터 유효성은 넘어오지 않습니다. 화면에 그릴 수 없는 것을 가져오면 "가져왔는데 안 보인다"가 되기 때문에 처음부터 옮기지 않습니다. 그런 요소가 필요하다면 원본 엑셀을 첨부파일로 함께 올리세요.

★ 가져오기는 덧붙이기가 아니라 교체입니다. 지금 화면의 내용은 사라집니다.

💡 원본 엑셀에 이미 #NAME?·#REF? 같은 오류가 들어 있으면 가져온 뒤에도 그대로 보입니다 — 옮기는 과정에서 생긴 것이 아니라 원본 파일이 그렇게 저장되어 있는 것입니다. 엑셀에서 먼저 고친 뒤 다시 가져오세요.

결재선 지정 — 여섯 개 탭

왼쪽에서 고르면 오른쪽 "결재 순서"에 쌓입니다. 위가 1단계입니다. 오른쪽에서 ↑ ↓로 순서를 바꾸고 ✕로 뺍니다.

탭	누가 결재하나
사용자	지정한 그 사람
부서	그 부서에 속한 누구나 한 명
직급	그 직급인 누구나 한 명
직책	그 직책인 누구나 한 명
부서장	지정한 부서의 장만(예: 재무팀장)
기안자 기준	문서를 올린 사람에 따라 달라집니다

★ "부서" 탭과 "부서장" 탭은 다릅니다

가장 자주 틀리는 지점입니다.

부서 = 그 부서 누구나. 자금 결재에 이걸 쓰면 재무팀 막내가 승인할 수 있습니다.
부서장 = 그 부서의 장만. 재무팀장의 결재가 필요하면 이쪽입니다.

★★ "기안자 기준" — 전사 양식을 하나로 만드는 열쇠

휴가 양식을 만들려고 하면 곧바로 막힙니다. 사람마다 부서장이 다르기 때문입니다. 영업팀 사람은 영업팀장에게, 개발팀 사람은 개발팀장에게 가야 하는데 양식은 하나입니다. 예전에는 부서 수만큼 양식을 복제하는 것 말고 방법이 없었습니다.

이 탭에서 두 가지를 고를 수 있습니다.

항목	뜻
기안자의 부서장	문서를 올린 사람이 속한 부서의 장. 부서장이 여럿이면 그중 누구나 결재하면 진행됩니다
(직급 목록)	기안자와 같은 부서이면서 그 직급인 사람. "부장"만 고르면 전사 부장이 다 걸리므로 부서로 좁힌 것입니다

💡 이렇게 하면 편합니다
휴가 양식 하나로 전사가 쓰는 법 — 결재선에 기안자 기준 > 기안자의 부서장 한 줄만 넣습니다. 끝입니다.

알아 둘 규칙

기안자 본인은 그 자리에 서지 않습니다. 자기 문서를 자기가 결재하면 절차가 뜻을 잃습니다.
그래서 부서장이 스스로 휴가를 내면 그 자리를 자동으로 본부장이 채웁니다 (부서장 판정에 본부장이 포함돼 있습니다).
⚠️ 본부장도 없으면 상신이 거부됩니다 — "결재선의 '기안자 기준' 자리를 채울 사람이 없습니다". 조용히 멈추지 않고 이유를 말합니다. 이 경우 맨 위 부서(본부)에 부서장을 지정하고 그 부서의 하위 부서까지 관리를 켭니다. 또는 그 사람용 결재선을 따로 두어야 합니다.
여러 부서에 속한 직원은 그 부서장들이 모두 후보가 됩니다.

🎬영상 촬영 예정약 4분

'기안자의 부서장' 한 줄로 전사 양식 만들기

부서마다 양식을 복제하던 문제
기안자 기준 탭에서 부서장 고르기
부서장 본인이 기안하면 본부장이 대신 서는 것
본부장도 없을 때 상신이 거부되는 메시지

v-admin-approval-drafter

참조선도 같은 방식입니다

아래쪽 참조도 같은 여섯 탭을 씁니다. 참조자는 결재하지 않고 문서를 볼 수만 있습니다. "전 부서에 공유"처럼 그룹으로 거는 경우가 많습니다.

저장하기 전에 확인할 것

⚠️ 주의
자리가 비어 있는 줄은 저장되지 않습니다. 대상을 안 고르고 저장하면 거부됩니다 — 그런 줄은 아무도 결재할 수 없어 문서가 영영 멈추기 때문입니다.

⚠️ 결재선이 아예 없으면 그 양식을 쓰는 문서는 상신되지 못하고 "기안"에 머뭅니다. 업무(출결·자산·자금)에서 자동으로 올라오는 결재가 기안에 멈춰 있다면 먼저 이걸 확인하세요.

처음 만들 결재 종류 다섯 개

종류	금액	결재선 예시
휴가신청서	✕	`기안자의 부서장`
지출결의서	○ (지출)	`기안자의 부서장` → `재무팀 부서장`
구매품의서	○ (지출)	`기안자의 부서장` → `경영지원 부서장` → `대표`
근태 정정 신청	✕	`기안자의 부서장`
일반 품의서	✕	`기안자의 부서장`

권한 요청 처리

직원이 자기에게 권한이 없는 결재 종류를 발견하면 그 자리에서 권한을 요청할 수 있습니다.

요청이 오면 관리자에게 알림이 뜨고(메신저 알림 방에도 함께 보입니다), 결재 설정 > "결재 종류" 탭 화면 위에 대기 목록이 나옵니다.

동작	결과
승인	그 직원에게 읽기·쓰기 권한이 부여됩니다(기존 권한은 그대로 두고 더합니다). 요청자에게 알림
반려	사유가 필수입니다. 요청자에게 사유와 함께 알림

★ 꼭 알아 둘 것
반려 시 사유를 필수로 둔 이유 — "왜 안 되는지"를 모르면 같은 요청이 반복됩니다.

★ 같은 사람이 같은 종류에 대기 중인 요청을 두 개 만들 수는 없습니다.

전체 결재 문서

관리자 메뉴 > 전자결재 관리 > 전체 결재 문서

회사의 모든 결재 문서를 상태와 무관하게 보는 관리자 전용 목록입니다.

★ 꼭 알아 둘 것
감사·이력 확인용이며, 여기서 남의 문서를 대신 결재할 수는 없습니다.

★ 본부 관리자에게는 자기 본부 하위 직원이 기안한 문서만 보입니다. 전체 관리자에게는 지금까지처럼 회사 전체가 보입니다.

⚖️ 결재 문서에는 지출 증빙이 첨부되는 경우가 많습니다. 세무 관련 장부·증빙은 5년 보존해야 하므로(국세기본법 제85조의3), 문서를 함부로 정리하지 마세요. 다만 적격증빙 (세금계산서·계산서·신용카드매출전표·현금영수증)의 원본 관리는 별도입니다 — 결재 첨부는 사본입니다.

도장/서명 — 관리자가 만들어 주지 않습니다

도장은 직원이 각자 만듭니다(전자결재 > 도장/서명). 관리자가 해 줄 일은 없지만, 직원 문의가 잦은 부분이라 알아 두시면 좋습니다.

만드는 방법	설명
이름으로 만들기	이름을 넣으면 인감 모양(원형/사각, 색 선택)으로 그려 줍니다. 배경이 투명해 문서 위에 그대로 찍힙니다
이미지 올리기	이미 갖고 있는 도장·서명 이미지
직접 그리기	마우스·터치로

도장과 서명은 이름표 구분일 뿐 쓰이는 방식이 같습니다.
결재할 때는 목록에서 [기본] 으로 지정한 것 하나가 자동으로 찍힙니다.
★ 기본이 없으면 도장 없이 결재됩니다. "결재했는데 도장이 안 찍혔다"의 원인은 대부분 이겁니다.
★ 도장을 바꾸거나 지워도 이미 찍힌 문서의 도장은 그대로 남습니다(문서에 이미지가 박제됩니다).
찍힌 도장은 그 문서를 볼 수 있는 사람에게 모두 보입니다.

⚖️ 법으로 정해진 것
전자결재의 도장 이미지는 인감증명이 있는 법적 인감이 아닙니다. 사내 승인 절차의 표식입니다. 대외 계약처럼 법적 효력이 필요한 문서는 공인전자서명이나 실제 날인이 필요할 수 있으니, 그런 문서는 별도 절차를 두세요.

다만 사내 결재 이력 자체는 전자문서로서 증거력을 가질 수 있습니다(전자문서 및 전자거래 기본법 제4조 — 전자문서라는 이유만으로 효력이 부인되지 않습니다). 그래서 결재가 끝난 문서를 고칠 수 없게 만들어 두었습니다.

결재가 끝난 문서는 고칠 수 없습니다

상신 이후에는 기안자도 본문·결재선을 바꿀 수 없고, 삭제도 되지 않습니다.

상태	수정	결재선 변경	삭제	회수
기안 중	○	○	○	—
진행 중	✕	✕	✕	아무도 결재하지 않았을 때만 ○
완료·반려	✕	✕	✕	✕

★ 꼭 알아 둘 것
이건 제약이 아니라 목적입니다. 결재자가 본 내용과 나중 내용이 달라질 수 있다면 결재라는 절차 자체가 뜻을 잃습니다. 고칠 일이 있으면 새 문서를 올리게 안내하세요.

문서를 지우거나 회수하면 원래 신청도 따라갑니다

결재 문서를 삭제·회수하거나 반려하면, 그 문서로 올라왔던 신청(휴가·자산 예약·자금 내역)도 함께 취소·반려됩니다. 문서만 사라지고 출결에는 "결재 진행 중"이 남아 있는 일이 없습니다.

이미 승인된 건을 되돌릴 때 — 취소 결재

결재까지 끝난 근태를 되돌리려 하면 바로 취소되지 않습니다.

출결 화면에서 [승인 취소].
"[취소] 근태 신청" 결재가 새로 상신됩니다.
그 결재가 승인돼야 휴가 기록이 지워집니다.

★ 꼭 알아 둘 것
원래 문서는 "승인" 상태로 그대로 남습니다. 그 승인은 실제로 있었던 일이라 지우지 않습니다 — 지우면 결재 이력이 사후에 조작되는 셈입니다. 대신 두 문서가 서로를 가리킵니다.

자금 원장의 취소도 같은 사상입니다 — 지우는 게 아니라 반대 방향·같은 금액의 내역을 만들어 상쇄합니다.

자주 겪는 문제

증상	원인과 해결
직원 화면에 기안 버튼이 없다	그 직원에게 결재 종류 쓰기 권한이 없습니다. 결재 설정 > "결재 종류" 탭 > 권한 부여에서 주세요
결재선에 넣은 그룹이 비어 있다고 상신이 막힌다	그 부서·직급·직책에 소속된 직원이 없습니다. 조직 · 직원 > 직원 관리에서 배정하거나 결재선을 사람으로 바꾸세요
부서장이 자기 휴가를 올렸는데 상신이 거부된다	"기안자의 부서장" 자리를 채울 사람이 없습니다(본인은 제외되므로). 맨 위 부서(본부)에 부서장을 지정하고 그 부서의 `하위 부서까지 관리`를 켭니다. 그러면 자동으로 채워집니다
결재했는데 도장이 안 찍혔다	그 사람의 도장 목록에 [기본] 으로 지정된 것이 없습니다
출결·자산·자금에서 올라온 결재가 "기안"에 멈춰 있다	① 그 결재 종류에 기본 양식이 지정되지 않았거나 ② 그 양식에 결재선이 없습니다
직원의 휴가 신청이 "결재 카테고리가 지정되지 않았습니다"로 거부된다	출결 관리 > 근무 그룹 > 신청별 결재에서 결재를 켜 놓고 어느 결재로 올릴지를 안 골랐습니다
결재선을 저장하면 제약 위반 오류가 난다	대상을 안 고른 빈 줄이 있습니다. 그 줄을 빼고 저장하세요
자산 분류의 결재 카테고리 목록에 어떤 종류가 없다	금액이 필수인 결재 종류는 예약에 쓸 수 없습니다
근태는 취소됐는데 결재 문서는 "승인"으로 남아 있다	정상입니다. 승인은 실제로 있었던 일이라 지우지 않고, 취소 결재 문서가 따로 생겨 서로를 가리킵니다
완료된 문서를 지우고 싶다	지울 수 없습니다. 결재 이력은 사후에 바꾸지 않습니다

함께 볼 문서

지출을 결재로 올린다 — 실무 흐름 전체
회사와 조직 — 부서장·본부장 지정(결재선의 전제)
출결 관리 — 신청별 결재
자산 관리 · 자금 관리 — 자동으로 올라오는 결재
직원 화면: 전자결재