리스크를 미리 보고, 감사에 답한다

목표 — 프로젝트가 어긋나는 것을 터지기 전에 알아채고, 심사·감사에서 "그때 무슨 일이 있었나"에 자료로 답합니다.

등장 인물 — PM · 글을 쓰는 직원 · 회사 관리자(문서 관리 책임자) · 재무 담당

이 문서는 최근에 늘어난 여섯 가지 화면을 하나의 흐름으로 묶어 설명합니다. 화면 하나씩 따로 보면 "이건 뭐 하는 화면이지?"가 되기 쉬운데, 사실은 한 가지 질문의 앞뒤입니다.

일이 어긋나고 있는가? → 이상 신호 · 자금 대비 일정 · 주간 요약 어긋났을 때 답할 수 있는가? → 감사 로그 · 컴플라이언스 결함 · 감사 리포트

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0단계 — 왜 이런 화면들이 생겼나

프로젝트가 실패하는 방식은 대개 둘입니다.

실패 방식	사람이 알아채는 시점	이 시스템이 잡는 자리
돈은 다 썼는데 일이 안 됐다	결산 때	자금 대비 일정(격차)
회의만 하고 아무도 안 이어받았다	아무도 모른 채 끝난다	이상 신호(후속 끊김)

그리고 심사·감사에서 지적받는 방식도 대개 둘입니다.

지적	왜 답을 못 하나
"이 문서를 누가 볼 수 있게 했습니까"	권한은 현재 상태만 남아 있었습니다
"이 절차서가 최신인 걸 어떻게 압니까"	보관 기간만 있었고 재검토 기록이 없었습니다

★공통점은 "기록이 없어서"가 아니라 "기록이 흩어져 있어서"입니다. 그래서 새로 쌓기보다 이미 쌓이던 것을 한 자리에서 보게 만드는 쪽으로 갔습니다.

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1단계 — 먼저 켜야 할 스위치 두 개 (관리자)

★대부분의 신호는 기본이 꺼짐입니다. 켜기 전에는 한 건도 뜨지 않습니다. 일부러 그렇게 만들었습니다 — 도입 첫날부터 경고가 쏟아지면 사람들은 그 화면을 통째로 안 보게 됩니다.

① 후속 조치가 필요한 분류 정하기

관리자 메뉴 > (업무) 분류 관리 > 분류 편집 > "후속 조치 필요"

회의록·보고서처럼 뒤에 반드시 일이 따라야 하는 분류만 켭니다.

💡 이렇게 하면 편합니다

처음에는 한 개만 켜세요. "임원 회의록" 하나만 켜고 2주를 보시면 됩니다. 신호가 몇 건이나 뜨는지, 그게 실제로 챙겨야 할 일인지 감이 잡힌 뒤에 늘리는 편이 안전합니다.

⚠️ 공지·잡담 분류에 켜면 모든 글이 신호가 됩니다. 후속이 필요 없는 글이 대부분이니까요.

② 승인이 필요한 분류 정하기

같은 화면의 "승인 필요"

품질매뉴얼·절차서처럼 결재를 거쳐야 게시되는 문서 분류에서만 켭니다. 켜면 그 분류의 글 중 승인된 결재가 없는 것이 컴플라이언스 결함으로 잡힙니다.

(선택) 기준 숫자 손보기

관리자 메뉴 > PMS 관리 > 이상 신호 기준

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2단계 — 직원이 매일 보는 것 (5분)

홈의 "나 때문에 기다리는 일"

홈 화면 위젯 하나입니다. 내 차례인 결재, 확인 안 한 자산, 내가 PM인데 공정율이 0인 프로젝트, 후속이 끊긴 내 회의록이 한 줄씩 뜹니다.

★ 꼭 알아 둘 것

★ 오직 자기 것만 보입니다. 관리자도 남의 목록을 볼 수 없습니다. 같은 자료라도 관리자가 보는 목록이면 감시로 읽히고, 본인이 보는 목록이면 스스로 챙기는 일이 되기 때문입니다. 이 원칙은 이 문서에 나오는 신호 화면 전부에 적용됩니다.

PMS > 이상 신호

내가 쓴 글과 내가 PM인 프로젝트의 글 중 손이 필요한 것만 모입니다.

신호	뜻	대개의 원인
후속 끊김	후속이 필요한 분류의 글인데 연결도 참조도 없다	회의만 하고 일감을 안 만들었다
정체	프로젝트에 연결은 됐는데 한동안 활동이 없다	담당자가 바뀌며 인수인계가 빠졌다
고립	품질 지수는 높은데 아무도 이어받지 않았다	잘 쓴 자료가 묻혔다

할 수 있는 일은 셋입니다.

1. 실제로 후속을 만든다 — 그 글을 프로젝트에 연결하거나, 후속 글에서 참조합니다. 그러면 목록에서 자연히 사라집니다. 이게 정상적인 해결입니다.
2. [확인] — "봤다"는 표시입니다. ★신호가 사라지지는 않습니다.
3. [7·30·90일 뒤 다시] — 그 기간만 접어 둡니다. ★영구 무시는 없습니다.

⚖️ 법으로 정해진 것

영구 무시 버튼을 일부러 만들지 않았습니다. 한 번 누르면 영영 안 보이는 버튼은 결국 "모든 신호를 끄는 데" 쓰이고, 그러면 이 기능은 있으나 마나가 됩니다. 대신 접어 둘 때 사유를 물어봅니다(비워도 됩니다) — 그 사유가 쌓이면 "기준이 너무 빡빡한 건 아닌가"를 감이 아니라 자료로 판단할 수 있습니다.

💡 알림은 아침 7시에 하루 한 통입니다. 건건이 보내지 않고 "N건"으로 묶으며, 같은 신호는 7일에 한 번만 다시 알립니다. 매일 같은 알림이 오면 사람은 알림을 통째로 끄니까요.

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3단계 — PM이 주에 한 번 보는 것 (10분)

프로젝트 상세의 "자금 대비 일정"

예산을 쓴 속도와 일이 진행된 속도를 위아래 막대로 나란히 놓습니다. 이 둘은 원래 다른 화면에 있어서, "돈은 다 썼는데 일은 절반"이라는 사실을 한 번에 본 사람이 없었습니다.

판정	뜻	무엇을 하나
정상	두 속도가 비슷하다	—
예산이 앞섬	일보다 돈을 더 썼다	남은 기간에 쓸 돈이 부족한지 계산해 봅니다
일정이 앞섬	일은 됐는데 지출이 적다	★대개 비용을 아직 안 올린 것입니다

⚠️ 주의

"일정이 앞섬"을 좋은 신호로 읽지 마세요. 열에 아홉은 전표를 아직 안 올린 것이고, 그렇게 밀린 비용은 결산 때 한꺼번에 드러납니다. 그때는 이미 손쓸 시기가 지납니다.

★★ 회색 물음표는 "괜찮다"가 아니라 "판정 못 했다"입니다. 예산이 없거나, 공정율 입력이 부족하거나, 통화가 섞였을 때 나옵니다. 초록(정상)과 일부러 다른 색을 씁니다 — 판정하지 못한 것을 초록으로 보여 주면 사람은 근거 없이 안심하게 되니까요.

💡 공정율을 채우는 것이 이 화면을 살립니다. 말단 프로젝트의 공정율 입력이 절반에 못 미치면 판정을 일부러 보류합니다. 공정율이 0인 채로 판정하면 예산을 쓴 프로젝트가 전부 "예산 초과"로 뜨는데, 그건 사실이 아니라 입력이 안 된 것이기 때문입니다.

간트차트의 지연 위험 표

일정만 보면 "늦지는 않았는데 돈이 다 떨어진" 경우를 놓칩니다. 그래서 지연 위험 표에 격차 배지를 함께 답니다.

(켰다면) 월요일 아침의 주간 요약 초안

관리자가 켜 두면, 월요일 아침에 프로젝트마다 요약 글이 임시저장(초안) 으로 만들어지고 PM에게 알림이 갑니다.

★ 꼭 알아 둘 것

★ 자동으로 게시되지 않습니다. PM이 확인하고 다듬어서 게시합니다 — 사람이 쓰지 않은 글이 매주 게시판에 올라오면 게시판을 아무도 안 읽게 됩니다.

★★ 보고할 것이 없는 주에는 만들어지지 않습니다. 매주 "이상 없음" 글이 쌓이면 정작 문제가 있는 주의 글도 함께 묻히기 때문입니다.

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4단계 — 관리자가 분기에 한 번 보는 것 (30분)

컴플라이언스 결함

심사에서 지적받을 만한 문서를 네 가지 기준으로 모읍니다.

종류	왜 문제인가	어떻게 없애나
버전 추적 꺼짐	고치면 이전 내용이 남지 않습니다	그 글의 버전 추적을 켭니다
재검토 기한 초과	3년 보관 문서가 3년 내내 검토되지 않으면 보관되고 있는 틀린 문서입니다	문서 상세에서 [재검토 완료]
보관 만료 임박	곧 임시보관으로 넘어갑니다	필요하면 연장합니다
승인 결재 없음	절차를 거쳤다는 증적이 없습니다	결재에 올려 승인받습니다

⚖️ 법으로 정해진 것

"승인됨"을 문서 상태로 만들지 않았습니다. 승인은 전자결재가 하는 일이고, 이 화면은 결재 연결을 보고 판단합니다. 게시판 잡담 글에까지 "승인" 상태를 강제로 얹지 않기 위해서입니다.

감사 로그

"이 사람이 그날 무엇을 했나"를 시간순으로 가로질러 봅니다. 축이 열두 개입니다.

• 열람 5 — 로그인 · 파일 내려받기 · 경영지표 열람 · 게시물 열람 · 감사 로그 열람
• 변경 7 — 문서 수정 · 문서 폐기 · 첨부 변경 · 권한 변경 · 결재 처리 · 자금 변경 · 자산 이력

💡 이렇게 하면 편합니다

가장 많이 쓰게 되는 축은 "권한 변경"입니다. "이 문서를 누가 볼 수 있게 했습니까"는 심사에서 반드시 나오는 질문인데, 그전에는 답할 방법이 없었습니다(권한은 현재 상태만 남으니까요).

★ 감사 로그를 본 것도 기록됩니다. 특히 특정 직원을 지목해서 조회한 것이 남습니다. 남의 기록을 뒤지는 일 자체가 감사 대상이어야 앞뒤가 맞기 때문입니다.

⚖️ 보존 기간이 있습니다. 게시물 열람 6개월, 그 밖의 열람 12개월, 권한 변경 36개월이 지나면 자동으로 지워집니다. 무기한 보관은 회사를 지켜 주는 것이 아니라 위험을 쌓는 일입니다(근로자 감시 논란).

심사 자료 뽑기

[인쇄 · PDF] 와 [엑셀 내려받기] 로 지금 조건 그대로 뽑습니다. 두 형식 모두 머리에 생성 시각 · 범위 · 축 · 건수가 박힙니다.

💡 이렇게 하면 편합니다

엑셀은 화면 한 페이지가 아니라 그 조건의 전체를 받습니다(최대 5,000건). 감사인이 원하는 것은 화면 한 장이 아니니까요.

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한 장 요약 — 누가 언제 무엇을 보나

누가	언제	무엇을	걸리는 시간
직원	매일 아침	홈 위젯 "나 때문에 기다리는 일"	1분
직원	알림이 오면	PMS > 이상 신호	5분
PM	주 1회	프로젝트 상세의 자금 대비 일정 · (켰다면) 주간 요약 초안	10분
관리자	분기 1회	컴플라이언스 결함 · 문서 생애주기	30분
관리자	심사 전	감사 로그 → 인쇄·엑셀	30분

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자주 막히는 것

증상	원인
이상 신호가 한 건도 안 뜬다	분류에서 "후속 조치 필요" 를 아직 안 켰습니다(기본 꺼짐)
자금 대비 일정이 회색 물음표뿐이다	프로젝트 예산이 없거나 말단 공정율 입력이 부족합니다
신호를 처리했는데 그대로 있다	[확인] 은 표시일 뿐입니다. 실제로 연결·참조를 만들어야 사라집니다
남의 신호를 보고 싶다	볼 수 없습니다. 본인·PM만 봅니다(감시 화면을 만들지 않으려는 의도적 제약)
주간 요약이 안 만들어졌다	관리자가 켰는지, 그 주에 보고할 것이 있었는지 확인하세요
컴플라이언스 결함에 "승인 결재 없음"이 없다	분류에서 "승인 필요" 를 안 켰습니다(기본 꺼짐)
감사 로그가 최근 것만 보인다	기간을 비우면 최근 30일입니다. 시작일을 넣으세요

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함께 볼 문서

• 프로젝트를 착수부터 평가까지 돌린다 — 프로젝트 흐름 전체
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• 관리자: PMS 관리 · 화면과 용어 · 보안과 감사(감사 로그)
• 직원: PMS